Vad, vem och hur av outsourcing ... så att du kan släppa taget

Entreprenörer är färdiga människor. Gör-det-självare. Du får det att hända; du är ute efter en utmaning; du gör det på ditt sätt.

Men ibland kan den inställningen slå tillbaka. Om du är så gör-det-själv att du fastnar i uppgifter som inte ingår i din expertis, eller om du lägger för mycket tid på uppgifter som inte direkt genererar inkomst kan du göra ditt företag mer skada än bra.

Det är då du bör lägga ut.

För vissa entreprenörer är det inte så stort att överlämna arbetet till någon annan. Kom an.

Men andra har svårt att släppa några uppgifter av olika skäl. När Harry Hecht, en Orlando, Fla.-baserad mentor med SCORE - ursprungligen benämnd Service Corps of Pensionerade chefer - möter företagare som är ovilliga att lägga ut, har han dem att spåra sin tid. ”Jag har dem att hålla en logg i minst två veckor över allt de gör och hur de tillbringar varje dag. Då får jag dem betygsätta hur mycket det är att föra dem framåt, säger Hecht. Detta öppnar vanligtvis ögonen på typer av jag-snarare att göra det för exakt hur deras tid blir knäppt bort på uppgifter som andra kan göra lika bra eller bättre.

Om du undrar om du är redo att lägga ut, borde följande tips och exempel vara till hjälp.

Bestämma vad man ska lägga ut

Att ha någon annan att ta hand om uppgifter som ligger utanför din expertis - och det inkluderar uppgifter som du kan tappa igenom men som skulle ta mycket dyrbar tid - är en icke-hjärna.

Från det ögonblick hon öppnade Ditto Boutique, en lyxig sändningsbutik i Dallas, outsourcade Jane DeNike de komplexa uppgifterna att betala lön och betala skatt till en bokförare och revisor.

”Skatteregler förändras. Jag vill se till att allt betalas kvartalsvis och jag vill att alla mina W-2 ska gå ut i tid, säger hon. Nu, efter att ha gått samman sin butik med en annan, planerar hon och hennes medägare att uppgradera sin webbplats. Medan de slutligen hoppas kunna behålla webbplatsen själva, säger DeNike, kommer de att anställa en designer för att få den igång.

"Du måste välja dina strider, " säger DeNike. "Ibland måste du anställa någon som är mycket bättre på jobbet än dig."

Mary Beth Huffman, en SCORE-mentor baserad i Carpentersville, Ill., Föreslår också att företagare lägger ut vad de inte har tid att göra eller aldrig verkar komma igång, sysslor som tar dem för lång tid, vad de inte tycker om att göra och tidssugande uppgifter som inte genererar inkomst. "Ofta ägare är så upptagna med att driva sina företag att de inte granskar sin verksamhet noggrant för att inse att andra kan hjälpa till, " säger Huffman.

Vissa uppgifter är enkla att göra men också lätta att dela ut. Medan du verkligen kan svara på telefonen, arkivera och beställa leveranser, varför slösa din tid på trumf som nästan vem som helst kunde göra? Lägg ut dem så får du mer tid att fokusera på viktigare saker.

I andra fall är outsourcing av specifika uppgifter helt enkelt en smart affärsrörelse.

Cheryl Rosner, VD för hotellbokningsappen Stayful.com, som har huvudkontor i New York och San Francisco, arbetar med åtta heltidsanställda och lägger ut fyra specialister som är kontraktsanställda. Hon förlitar sig på dessa fyra experter för att hålla sitt företag fastnat på de lilla tweaks och massiva översyner i dagens snabbt utvecklande teknik. Till exempel när Apple ändrar sitt operativsystem eller uppgraderar Siri måste hennes företag anpassa sig. "Vi vill arbeta med människor som är uppdaterade inom de områden som vi itererar mot, så vi lägger ut programvaruutveckling men behåller design, ingenjörer och produktledning inom företaget."

Vem ska du ringa?

Du upptäcker outsourcingtalent på samma sätt som du hittar anställda: genom att nätverka personligen eller online, be om rekommendationer och intervjua noggrant.

Du kan annonsera för frilanshjälp på webbplatser som Guru.com eller Elance-oDesk.com. Dessa webbplatser har system för att skydda arbetsgivare och frilansare från bedrägeri och andra risker, vilket gör dem till en mycket säkrare satsning än till exempel en Craigslist-annons, säger Nick Loper i The First-Timer's Guide to Hiring a Virtual Assistant, en gratis nedladdningsbar bok på VirtualAssistantAssistant.com. Till exempel håller Guru.com mer eller mindre frilansarens lön i spärr: Du betalar webbplatsen, men den släpper inte pengarna förrän du uttalar arbetet på ett tillfredsställande sätt.

Ett annat alternativ är att kolla webbplatser för professionella organisationer - American Society of Journalists and Authors, till exempel, eller American Institute of Professional Bookkeepers - som vanligtvis ger sätt att få kontakt med sina medlemmar.

Virtuella assistenter, som du bara ansluter till online, är ett allt populärare alternativ. Det kan vara antingen oberoende frilansare eller de som arbetar med företag som Zirtual.com eller eaHelp.com, som har personalassistenter tillgängliga för sina kunder. Regus.com har ett program som ger tillgång till kontorslokaler på 2 000 platser över hela världen, med ett par trevliga bonusar: Platserna kommer att svara på din telefon 24 timmar om dygnet samt acceptera din post och andra leveranser. Vissa företag anställer endast USA-baserade assistenter, medan andra, till exempel Worldwide 101.com, är - som namnet antyder - globala. VirtualAssistantAssistant.com har recensioner och betyg av många virtuella assistentföretag.

När du börjar prata med en potentiell outsourcinghyra, se till att personen förstår ditt företag och dina behov och har de nödvändiga färdigheterna. Om du går den virtuella vägen hittar du virtuella bokföringstjänster och telefonsvarstjänster, och du kan till och med anställa en virtuell assistent som hjälper dig att lägga ut, föreslår Paula Rizzo, som täcker outsourcing i sin bok Listful Thinking: Use Lists to Be Mer produktiv, framgångsrik och mindre stressad . En virtuell assistent som debiterar per uppgift kan hjälpa dig komma igång. Till exempel "du kan låta dem undersöka fem högst rankade webbdesignföretag enligt din budget och tidslinje", säger författaren.

Rizzo påpekar också att outsourcing inte behöver begränsas till kontorsuppgifter - med ett företag som TaskRabbit.com kan du lägga ut vad du inte vill spendera tid på, inklusive ärenden, köpa presenter eller planera en semester.

Du betalar antingen per timme eller à la carte för tjänster. Loper föreslår att en rimlig timpris för en USA-baserad virtuell assistent är $ 10 till $ 20; en utländsk assistent kommer förmodligen att kosta mindre.

Du vill ha en virtuell assistent med tre till fem års erfarenhet och referenser, säger Hecht. "Prata med referenser i företag eller branscher som liknar din." Fråga om kontraktet innan du ser det: Finns det en avbeställningsklausul? Vad sägs om konfidentialiteten för din affärsinformation?

Och se till att kolla in kandidater så noggrant att du är säker på att de passar din företagskultur, råder Rosner.

"Som företag leder vi med våra hjärtan och är mycket öppna för våra leverantörer, " säger hon. När ett bokföringsföretag som hennes företag övervägde föreslog att försening av betalning till leverantörer skulle gynna hennes företag, visste Rosner att passningen var fel. ”Vi skrapade på huvudet och tänkte: Tja, nej, vi vill inte göra någonting som skulle försena betalningen. Varför skulle vi göra det? ” Hon tog sina affärsbehov någon annanstans.

Gör det på din väg

Innan någon form av assistent - virtuellt eller på annat sätt - börjar arbeta, vill du vara helt klar över vad som måste göras och hur. Av denna anledning rekommenderar Hecht att spendera lite tid på att dokumentera exakt, steg för steg, hur du gör saker. "Du måste kartlägga processen, " säger han. ”Om det svarar på telefonen bör du ha ett skript. Om det är datainmatning måste du utbilda dem i programmet. Du bör ha en arbetsbok med uppgifter och hur de måste göras. Ju mer detaljerad du är, desto mer kan de hållas ansvariga. ”

Medan vissa virtuella assistenttjänster tilldelar dig en assistent, med andra, kan du arbeta med mer än en person, kanske så många som sex, säger Hecht. En skriftlig arbetsbok kommer att spara tid på att förklara dina processer, och det kommer att säkerställa att saker konsekvent görs som du vill ha dem utan din ständiga övervakning.

”Det fungerar inte om du är orolig för om personen gör det eller inte. Om du håller på med mikrokontroll är det bara tillbaka på din tallrik, säger Rizzo. Hon rekommenderar att du använder webbplatser som Asana.com eller Evernote.com för att hantera projekt. ”Jag är besatt av Evernote, ” säger hon i Listful Thinking . ”Jag använder det tillsammans med mina praktikanter för min blogg. Vi har delade mappar, som vi alla har tillgång till. När vi har en idé till ett blogginlägg eller ser en artikel vi gillar lägger vi till den i Evernote. Vi gör också att göra-listor för varandra och kan enkelt se vilka uppgifter som fortfarande måste avmarkeras. ”

Om idén att släppa något gör dig nervös, börja med att lägga ut en liten uppgift, till exempel att svara på telefonen. Stoppa sedan upp till schemaläggning. Med tiden kommer dina assistenter att lära dig dina sätt, du litar på dem för att hantera dina jobb med omsorg och du är fri att koncentrera dig på de saker du gör bäst och som bygger ditt företag.

Din Outsourcing-meny

Vad ska du lägga ut? "Ta en titt på allt som hjälper dig att utveckla ditt företag som inte nödvändigtvis är produktivt för dig att göra som ägare, " säger SCORE-mentor Harry Hecht. Vanliga outsourcade uppgifter inkluderar följande.

• Bokföring
• Skatteförberedelser
• Tidtagsplanering
• Besvara telefonen
• Svara på e-post
• Skrivning och distribution av nyhetsbrev
• Webbplatsdesign och -hantering
• Sociala media
• Arkivering
• Teknisk support
• Copywriting
• Datainmatning
• Forskning
• Resplanering
• Frakt
• Rengöring
• Handla
• Kundservice