Dags för ett tufft samtal på kontoret? kom ihåg dessa 5 steg

Är du ledare? Då vet du att det kommer att finnas tillfällen då de människor du arbetar med inte presterar som förväntat - och du vet att du måste konfrontera dem om det men är rädd att konversationen kommer att väcka känslor och förvärra situationen. Eller kanske du känner dig bekväm att kalla mötet, men du är inte säker på vad du faktiskt ska säga som kommer att motivera förändring utan att behöva hota konsekvenserna.

Tuffa samtal kan faktiskt ha positiva resultat. Om du hanterar dem väl kan du hjälpa människor att växa utöver sina begränsningar - och överträffa förväntningarna.

Prova dessa fem steg för att uppnå en konversation som resulterar i förbättrad arbete:

1. Släpp vetandet. Om du tror att du redan vet hur personen kommer att reagera kommer de förmodligen att bevisa att du har rätt. För om du redan vet hur du vill att de ska tänka och agera, kommer de att känna att du driver dem - ointresserad av deras synvinkel.

På baksidan, om du verkligen tror att något kan hända, kan de överraska dig. Gå in i mötet nyfiken på vad de tycker och de lösningar de kan erbjuda.

2. Ställ in tonen innan du börjar. Du måste medvetet välja de känslor du vill projicera innan du pratar. Om du verkar vara arg eller besviken på personen kan de ifrågasätta din avsikt - så sträva efter hoppfull, lugn, stolt eller uppmuntrad. Ta ett djupt andetag, säg till dig själv det ord du vill känna och låt det sjunka in. Börja sedan.

Om något stör dig under samtalet, säg det ordet till dig själv för att växla tillbaka till den känsla du vill uttrycka. Kan du inte komma över att bli arg eller besviken? Berätta för personen varför du mår på det sättet, men följ det upp med hoppfullhet och uppmuntran om framtiden om de väljer att arbeta mot ditt mål för dem.

3. Lyssna på deras berättelse - innan du ber om att titta på lösningar. Syftet med att lyssna går utöver att se till att människor känner sig hörda - det är att hjälpa andra att tänka bredare för sig själva genom att återspegla vad de hör och känner, och sedan genom att ställa frågor som utvidgar hur människor tänker. Vad tror du att de håller fast vid det som hindrar dem från att gå vidare? Vad tycker du att de vill ha men är arga eller rädda för att de inte får - som respekt, förutsägbarhet eller uppskattning?

När personen berättar för sin sida, fråga hur de vet att deras antaganden är sanna och om något annat kan vara möjligt istället. Fråga sedan om besvikelserna och rädsla för att du känner att de känner. Och om du har fel, berättar de vad som är rätt - vilket tar konversationen till en djupare nivå. När du hjälper dem att se hur deras känslor spelar in i deras tänkande och handlingar, kommer deras blinda fläckar fram.

4. Tydliggöra ett incitament som tilltalar personen. Principen ”vad är det för mig” fungerar bra när man ber människor att ändra sitt beteende. Utbetalningar som inspirerar förändring är vanligtvis relaterade till något som personen värderar - en ledarroll, kamrat respekt, utmanande projekt, tid med familjen, sinnesfrid.

Att binda ändringen till någons personliga önskemål och karriärdrömmar hjälper till att säkerställa långsiktiga resultat. Om du inte är säker på vad de vill, fråga dem vad de vill ha - och antar aldrig att du känner dem för väl att fråga. Vilket resultat skulle göra det att ändra hur de fungerar värdefulla? Berätta för dem hur att förbättra deras prestanda kommer att hjälpa. Och vara uppriktiga - om de känner att du är där bara för att du vill att problemet ska försvinna kommer de att se dig som ett hot, inte en allierad.

5. Var tålamod. Om konversationen kanske börjar bli rörig, andas in och minns den känsla du vill projicera. För om du glider och helt klart förklarar vad som är fel med deras tänkande eller deras prestationer, kommer de att stänga av. Ingen gillar att få känna sig fel eller dum.

Kom ihåg att de kan behöva tid att tänka på konversationen innan de byter tankar. Ibland kommer det bästa arbetet efter att människor har en chans att släppa sina känslor och sova på det för att bearbeta konversationen. Förtroende - och hoppas på det bästa.

Hur du hanterar personal som är mindre än stjärna kan definiera din ledarstil. Ta reda på vilken typ av ledare du är.