7 sätt att förstöra ditt möte

Möten har verkligen en dålig bild. Det är inte förvånande eftersom de ofta är för långa, det finns ingen tydlig plan, för många människor är inbjudna och de dominerar våra arbetsscheman. ”För många möten” var tidskräddaren nr 1 på kontoret, citerad av 47% av 3 164 arbetare i en ny studie från Salary.com. Forskning visar att de flesta företagare tillbringar motsvarande en dag per vecka i möten och VD ägnar upp till 60% av sin tid i möten. På mina resor tror jag att detta är underskattat.

Tror inte möten vara en meningsfull konversation mellan ett fåtal människor för att få gjort något, fatta beslut eller skapa en ny idé? Samtal om teaming, samarbete och brainstorming medför allt entusiasm, men när du pratar om "mötet" där denna glans händer, förändras historien. Kanske behöver möten hjälp med omklassificering. Eller kanske är de människor som leder och deltar i mötena skylden.

Jag har nyligen bidragit till en Wall Street Journal- artikel som identifierade mötesdödarna, till exempel naysayer, domineraren eller vandraren. Dessa karaktärer måste definitivt räkna med, men ändå kan vi vara vår egen värsta fiende.

Om du använder någon av dessa tekniker håller du förmodligen dåliga möten:

1. Inte säker på att mötet behövs, men du har det ändå. Det förprogrammerade mötet är den värsta skyldigheten. Någon ställde in det som ett månadsmöte förra året och där är det i din kalender. Du har inget uppenbart beslut eller åtgärder att vidta, men det kan se dåligt ut att avbryta så att du soldaterar.

2. Håll ett möte när en kort konversation mellan två personer är tillräckligt. Inte varje fråga kräver gruppdiskussioner eller beslut. Om Allison och Rob kan prata i 15 minuter och fatta ett beslut, gör det så och berätta för dem att du vill bli den första som vet.

3. Bjud in alla som är fjärran involverade. Många möten sjunkas av "låt oss inkludera John - han har varit inblandad i detta" eller "Karen kanske kan lägga till något." Allteftersom inbjudningslistan blir längre blir sannolikheten för uppriktig, öppen diskussion mindre. Fråga beslutsfattarna och bara de som behöver vara där. Ge de oinbjudna tidens gåva.

4. Har ingen dagordning. Detta är ett utmärkt sätt att skapa ett "gratis för alla" eftersom alla reser till sina egna personliga dagordningar. Tänk på det i förväg, inte när du går in eller ringer numret. Känn stegen för att komma till ditt resultat och berätta för alla vad de är. Då är det mycket lättare när du berättar för gruppen att "det är ett fascinerande ämne, men det kommer att behöva vänta på en annan dag."

5. Har ingen ansvarig för att underlätta mötet. Det kan vara du eller be någon att spela denna roll. Även om du känner till de tre ämnena som ska täckas, om ingen håller gruppen på rätt spår och hanterar klockan, är chansen att du bara täcker en av tre skyrockets. Och denna uppskattade facilitator ser till att de överenskomna handlingarna och ägarna bekräftas i slutet.

6. Tillbringa dina första 15 minuter för att ta emot dina sena ankomare. Det här är den verkliga tidslösheten att vänta och vänta tills fler människor kommer eller kommer på samtalet. ”Vi väntar bara några minuter till att folk kommer fram.” Eller varje gång en ny person går med (sen) för att spela igenom vad de människor som kom dit i tid redan har hört. Oavsett orsaken till att någon kommer sent, låt inte förseningen flytta från sitt problem till gruppens problem. Dessutom utbildar detta alla att komma sent eftersom du kan vara det.

7. Titta åt andra hållet på multitasking. Om alla i ditt möte har sina bärbara datorer öppna för att göra annat arbete medan du halvt lyssnar på diskussionen har du ett problem. De ser inte mötet som kritiskt, de respekterar inte dig och / eller gruppen kommer att besöka ämnen flera gånger för att tillgodose dem som får vart tredje ord. Om du är personligen eller på telefonkonferens, be om lite uppmärksamhet för ett mer effektivt - och snabbare - möte om alla stannar kvar i spelet.

Du vet att du kommer att ha tillräckligt med utmaningar med de personligheter som närvarar, ändra affärsprioriteringar och konflikter med andra evenemang, så gör din del. Du kan också lära dig att genomföra ett bra möte - men snälla gör det snabbt.