Hur man löser 3 av teknikens största tid

Vi lever i ett frilöpande karneval av ljus och ljud. Det är lätt att förföras av bländandet i vårt moderna underland; innan du vet ordet av det har du tillbringat en hel dag nedsänkt i tidskränket YouTube, Facebook, e-post och Google. Du kommer bländad, förvirrad och undrar var din tid gick och vad du faktiskt åstadkom.

"Vi har aldrig levt i en tid då det är så lätt att bli distraherad, " säger Peter Bregman, VD för Bregman Partners Inc., ett globalt företagskonsultföretag och författare till 18 Minutes: Find Your Focus, Master Distraction och Få rätt saker gjort . "Människor sitter vid sina datorer hela dagen och distraherar sig själva och får inget gjort."

Sådant är 2000-talets dilemma. Hur använder du teknik - en nödvändighet för arbete och liv - utan att låta tekniken monopolisera din tid? Enligt experter kan balans uppnås, men vi måste medvetet kontrollera tekniken så att den inte kontrollerar oss.

”Du äger ditt utrymme. Du äger ditt sinne. Du äger dina avbrott, säger Todd Duncan, författare till New York Times bästsäljare Time Traps: Proven Strategies for Swamped Salespeople . "Istället för att vara reaktiv på teknik, hantera den och äga den och vara proaktiv."

Även om det finns till synes oändliga sätt som teknik kan ge distraktioner, finns det överraskande sätt att det kan hjälpa din tidsstyrning också. Det finns ett sätt att komma in, komma ut och gå vidare med ditt liv. Låt oss lösa några av de största tidslösarna.

Hantera e-översvämningen

I näringslivet är e-post ett måste. Men att läsa och svara på e-postmeddelanden kan vara en enorm tid att suga, avbryta oss hela dagen när vi försöker slutföra kärnuppgifter. Enligt en ny studie från McKinsey Global Institute och International Data Corp. spenderar den genomsnittliga arbetaren 28 procent av sin arbetsvecka för att hantera e-post. Med de flesta smartphones som erbjuder e-poståtkomst verkar det som om vi är permanent bundna till våra inkorgar, och många känner sig tvungna att läsa och svara på e-post omedelbart.

Produktivitetsexpert Julie Morgenstern, författare till Never Check E-mail in the Morning, föreslår avvänjning av ditt inkorgsberoende genom att beteckna dagens kanter som en zon utan e-post, använda larm på din telefon som timers och påminnelser. "Undvik helt e-post under de första 90 minuterna av dagen och de sista 90 minuterna av dagen, " säger hon. ”Jag tycker att det kommer att bryta vanan. Och det är också en enorm fördel för dessa två speciella tidsblock. ”Använd de 90 minuters blocken för att ta itu med komplexa problem, eftersom det är lättare för din hjärna att växla från det som Morgenstern kallar” legato ”(djupare) tänkande till” staccato ” (grunt, snabbt) och tänker att vi använder för att behandla e-post.

På natten är det viktigt för kvalitetssömn att undvika e-post - eller något på en skärm: "Mycket av vår sömnbrist beror på att vi är överbelastade med energi från ljus och information från våra datorer. Det är som att dricka en Red Bull innan du lägger dig. "När du har anpassat dig till dessa initiala intervaller kan du skapa fler 90-minuters koncentrationsblock under dagen så att du kan fokusera på viktiga uppgifter.

Filtrera e-post är en viktig men underanvänd funktion, säger Duncan. Han föreslår att du skapar en prioriterad inkorg för meddelanden från dina viktigaste kontakter, till exempel din chef, partner eller toppkunder. Då kan du tänka på de mest pressande behoven innan resten. Han gillar också e-postprogrammet SaneBox, som använder tidigare interaktioner i din inkorg för att avgöra vikten av inkommande meddelanden.

Våra experter konstaterar också att många människor slösar tid med att kommunicera via text eller e-post när ett telefonsamtal eller ett personligt möte snabbare och tydligare skulle få meddelandet. Morgenstern säger att undvika att använda e-post för brainstorming, högt värde beslutsfattande och när ton verkligen betyder något i mellankänsklig kommunikation. "Om tonen kommer dåligt kommer det att kosta dig tid på andra sidan med sanering, " säger hon.

Bregman håller med: ”Vi riskerar att ersätta relationer med transaktioner. Förhållandet är mycket viktigt. Du måste ha dessa relationer för att effektivt kunna hantera transaktionerna. ”Så om du har en hälsosam relation med en klient, är det bra att använda e-post för enkla transaktioner - att ställa möten, bekräfta kontrakt osv. Men lita inte på e-post eller sms för att bilda själva förhållandet.

Duncan instämmer. Att kommunicera ”via telefon kontra e-post är fem gånger effektivare; att träffa personligen är tio gånger effektivare än att prata i telefon, säger han. "Teknik kan inte ersätta den mänskliga anslutningen."

Gör fred med din smartphone

Det betyder inte att telefonen är utan sin egen uppsättning utmaningar. Med varningar som ständigt piper för e-post, appar, röstmeddelanden och texter, för att inte tala om distraheringarna i mobilwebbläsning och vanligt gammaldags telefonsamtal, är smartphones en av de största fienderna för produktiviteten idag. Enligt en ny studie från eMarketer tillbringar amerikanerna mer än 23 procent av sin tid på mobiltelefoner.

Precis som med e-post föreslår Morgenstern att du bestämmer vissa tidsperioder under dagen när du är på.

"I de ögonblicken har du en öppen dörr, " säger hon. "Du kan ha dina varningar på och din telefon ute och tillgänglig, och du är där för att ta det som kommer åt dig." Men när du är "av", till exempel när du vill fokusera på jobbet, spendera kvalitetstid med familjen eller delta i en viktig konversation, lägg din telefon utom räckhåll och antingen stänga av den eller stäng den helt av. Vissa telefoner erbjuder också ett "stör inte" -läge som endast tillåter nödsamtal att komma igenom.

"Om du kan planera och växla medvetet, använder du verkligen teknik till dess fördel, och det leder inte dig, men du har kontroll över det som ett verktyg, " säger Morgenstern.

En annan idé är att inaktivera alla varningar på din telefon och helt enkelt kontrollera dina texter, e-postmeddelanden, appar etc. när du känner för det. "Jag vill inte att andra ska ha kontroll över min tid, " säger Bregman. "Vi har tillåtit andra människor att ta kontroll över vårt fokus, riktning och tid."

Motstår Clickbait-frestelser

En annan svår situation är när du behöver använda Internet för ett produktivt syfte, till exempel att göra forskning, och du frestas att avvika från din uppgift med "clickbait" -länkar, popup-annonser, betalda sökannonser och mer.

I sådana scenarier föreslår Morgenstern att du är mycket uppmärksam och fokuserad på dina mål. "Innan du går online kan du tänka på det som ett möte med en agenda", säger hon. ”Fråga dig själv, vad ska jag för? Hur lång tid kommer den här sessionen att pågå? Hur vet jag när jag har uppnått mina resultat? Fördefiniera hur framgång kommer att se ut. ”Hon råder också att använda en timer för att begränsa hur länge du är online; använd den på din telefon eller använd den praktiska Google-timerfunktionen genom att ange “ställa in timer i X minuter” i Googles sökruta.

Bregman rekommenderar online-spårningsverktyg som RescueTime, vilket kan vara mycket öppna. ”I slutet av dagen tittar du på det och säger, ww, jag tillbringade tre timmar på YouTube istället för att göra min forskning . Den informationen hjälper dig att fatta smartare beslut imorgon, säger han.

Om du behöver använda andra program på din dator men inte kan motstå att surfa på nätet och slösa bort tid kan du kolla in appar som Freedom, som blockerar internetåtkomst i upp till åtta timmar åt gången så att du kan fokusera på saken.

Tekniska genvägar

Ett sätt Bregman förblir produktiv är att utse enheter för distinkt bruk. "Det jag älskar är en Wi-Fi-endast-aktiverad MacBook Air med 12 timmars batteritid, " säger han. "Tangentbordet är effektivt och jag kommer inte att surfa på nätet eller titta på filmer på det på grund av batteriets livslängd."

Under tiden reserverar han sin iPad endast för träningssessioner. "Jag vill fortfarande returnera det, " säger han. ”I slutändan är det så distraherande. All effektivitet jag sparar från att använda den är inte värt att distrahera. ”

Ett annat fantastiskt tekniskt verktyg för alla som arbetar på ett kontor är ett kvalitetspar med ljudreducerande hörlurar. De blockerar inte bara ljudet av skrav och omgivande ljud, utan de skickar också en tydlig signal till medarbetarna om att du är i zonen.

Morgenstern är en stor förespråkare för appen Eternity Time Log Lite, som spårar hur du tillbringar din tid. "I denna teknikvärld förlorar vi vår tid, " säger hon. ”Vi är så fragmenterade; vi vet inte vart vår tid går. ”Med appen skapar en användare kategorier för olika aktiviteter - arbete, familjetid, läsning etc. - och klockar hur mycket tid han eller hon tillbringar på varje aktivitet. "Det kommer att ge dig en rapport i slutet av dagen eller veckan om din tid, " säger hon. ”Att bara tima sig själva ökar mina klients medvetande och de är mindre benägna att distrahera. De kommer att hålla fast vid något längre. Och det ger stora insikter. ”

Morgenstern använder också appen Sleep Cycle med klienter. När den placeras på en säng på natten mäter den sömncykler och väcker dig vid den optimala tiden för att du ska känna dig vilad. Det rapporterar också om din kvalitet och mängd sömn så att du kan förbättra sömnmönstren. "Det finns en ond cirkel, eftersom ju mindre sömn vi har, desto sämre är vårt omdöme och desto mindre effektiva är vi, desto längre är våra arbetsdagar, " säger hon.

I slutändan är den största lektionen att veta när man ska stänga av tekniken och omfamna de viktiga sakerna i livet.

"Du måste göra medvetna val av saker du gör bort från en dator för att engagera hela hjärnan, " säger Morgenstern. "Vem vill bo på en skärm när du kan få en fullständig 360-graders mänsklig upplevelse?"

Dra digitala distraktioner dig ner? Lyssna sedan upp när 5 produktivitetsexperter delar sina tankar om att arbeta i det teknologitunga 2000-talet.