8 sätt att undvika meningslösa möten

"Om du med ett ord skulle behöva identifiera orsaken till att mänskligheten inte har uppnått och aldrig kommer att uppnå sin fulla potential, skulle det ordet vara möten ." -Dave Barry

Den bedömningen av Pulitzer-prisbelönta spaltisten och författaren stämmer vidare. En nyligen genomförd undersökning av Microsoft med cirka 38 000 människor över hela världen fann att amerikanska arbetare tillbringade 5, 5 timmar i möten varje vecka - och 71 procent sa att dessa möten inte var produktiva.

I hårda dollar är priset på dåliga möten enormt. Vissa uppskattningar sätter nationella kostnader i förlorad tid och slösas bort talang så högt som $ 200 miljarder årligen.

Så vad kan man göra? Hur kan företagare och chefer vända det ordspråkiga tidssuget?

1. Säg bara nej.

Det största problemet med möten är att det finns för många, säger Kathleen Allen, en expert på entreprenörskap som undervisar vid Marshall School of Business vid University of South California. "Så många ledare gör det för show", säger hon. Om ett möte är avsett att få människor att rapportera vad de gör, låt dem skriva ett memo istället.

Planera framåt. Ett sätt att undvika möte-för-möten-skyld-syndrom är att fastställa mål på förhand, säger Allen. Sätt en agenda och hålla fast vid den.

2. Titta på klockan.

En stor tidsförlorare väntar på att folk ska komma fram. Vissa chefer uppmuntrar snabbhet genom att schemalägga möten vid konstiga tider, säger 08:47. Ha en tidsgräns (helst inte mer än en timme) och hålla fast vid den, även om alla dagordningsposter inte har diskuterats. Slösa aldrig tid på att berätta vad som diskuterades innan de kom.

3. Skräddarsy inbjudningslistan.

Walt Disney var känd för att ha begärt inlägg från alla, inklusive vaktmästaren. Som jämförelse var Steve Jobs berömd för att ha sparkat folk ur möten om han inte trodde att de behövde vara där.

Nyckeln, säger experter, är att bara bjuda in dem som verkligen behövs för att ta itu med ett problem eller problem. Att kallas till ett möte borde inte vara en statussymbol.

Greg Smith, en mjukvaruföretagskonsult för Seattle-området, säger att om hastigheten är av essensen kan fler människor behöva föras in för att få ett projekt att gå snabbt. Men under den normala verksamheten är mindre bättre. "Fem personer kan ta oss 90 procent dit, " säger han. "Vi försöker balansera hur långt vi kan gå med minsta mängd människor så att vi inte slösar bort tid och pengar på att binda alla."

4. Gör möten obekväma.

Smith är en lärjunge av agil projektledning, en standard bland mjukvaruutvecklingsföretag. En av dess hörnstenar är den dagliga skrummen eller den dagliga standup, som beskriver exakt vad det är - ett möte sans stolar. Smith säger att få människor att stå säkerställer att möten är korta (aldrig överstiger 15 minuter) och till det aktuella.

Om mötet inte är inriktat till att börja med kanske det inte är så bra att ta bort stolar. Men det finns andra alternativ.

5. Förvandla ett möte till träning.

Teknologitankledaren Nilofer Merchant fick mycket surr 2013 för sin TED Talk som fördjupade dygderna med promenadmötet. "Att sitta har blivit rökning för vår generation", säger Merchant, vars bok The New How förklarar sätt att samarbeta för bättre affärsresultat.

I stället för att offra sin hälsa för sin karriär, fick hon av sig. Köpman går nu 20 till 30 mil i veckan medan han diskuterar affärer. "Det är det här fantastiska med att komma ur lådan som leder till out-of-the-box tänkande, " säger hon.

Medan walk-and-talk-mötet kanske inte fungerar för stora företagsmöten, säger Allen att det kan vara ett plus att komma ut från kontoret - ett slags miniretreat. ”Om det fungerar för en grupp och en grupp känner sig bättre att gå och prata, varför inte?” Säger hon.

6. Visualisera ett bättre möte.

Att använda en whiteboard för att låta människor uttrycka sina idéer är ett bra sätt att generera nya idéer och hålla mötet fokuserat, säger Allen. "I mitt idealiska mötesrum skulle alla väggar vara whiteboard."

7. Använd banbrytande videokonferenser.

En gång sett bara som ett sätt att spara pengar på resor har videokonferenser blivit nyckeln till affärskommunikation, säger Ashan Willy, senior vice president på Polycom, en global jätte på 1, 4 miljarder dollar.

En gång med ansiktslösa röster som sprickar ut från rymdskeppsutseende enheter i mitten av konferensbord, gör videoteknik nu möjlighet för arbetare att aktivt delta i möten tusentals mil bort. "Teknik som vi använder kan faktiskt upptäcka en persons ljud och rörelse och zooma in i ansiktet" så att allas ansiktsuttryck lätt kan läsas, säger Willy. "Det får den avlägsna personen att känna att de är en del av mötet."

8. Framgång ger framgång.

Det verkliga testet om ett möte var ett slöseri eller en vinnare är om arbetarna lämnar känslan av att de har uppnått ett mål och helt förstår vad de ska göra framåt, säger Willy. Att träffa dessa mål sätter ton för framtida möten. "Om du har en konsekvent historik med produktiva resultat, kommer människor att ha ett intresse av att delta i dina möten, " säger han.