8 saker som dödar din produktivitet

Jag vet inte om dig, men jag känner ofta ett enormt tryck för att producera mer. Oavsett hur effektiv jag är, letar jag alltid efter sätt att öka både kvaliteten och mängden positiva resultat.

Det finns åtta viktiga faktorer som hindrar oss från att få positiva resultat, men det finns sätt att förbättra på dessa faktorer, för att låsa upp din potential och bli en instoppbar kraft i vad du försöker nå.

Vad påverkar produktiviteten?

Det finns faktorer som bidrar till en förlust eller ökad produktivitet:

Kritik: Både positiv och negativ feedback har visat sig öka produktiviteten. Omvänt skadar icke-konstruktiv, negativ feedback verkligen produktionen och kvaliteten.
Stress: Människor som är mindre stressade producerar mer (och högre kvalitet) arbete än deras stressade motsvarigheter.
Energi: Inte överraskande att ha massor av energi resulterar i högre produktion.
Teknik: Med rätt verktyg och affärsprocesser kan du förvandla ett bra team till ett instoppbart.
Syfte: Med mätbara mål och förstå varför du gör något, kommer du att arbeta mer konsekvent och med en högre standard.
Attityd: Glada människor arbetar mer och ger bättre resultat.
Personlig förspänning: Olika människor arbetar bättre under olika förhållanden.
Distraktioner: Uppenbarligen.

Här är några tekniker som hjälper dig att öka produktionen samtidigt som du håller en hög standard:

1. Kritik

Kritik är en viktig aspekt för att öka din produktivitet. En bra regel är en som min mamma brukade säga till mig: "För varje meningsfull sak du säger, säg 10 trevliga saker."

Konstigt nog gäller detta när du motiverar ditt team. När du strukturerar kritik, led med flera saker som du känner att de klarar sig bra, och berätta för dem en eller två saker du känner att de kan bli bättre på.

Presentera feedbacken på ett konstruktivt sätt. Till exempel kan du säga, "Jag känner att det kan förbättras" eller "Jag tror att du kanske tycker att det är mer effektivt att göra det så här. Vilka är dina tankar? ”Lägg märke till betoningen på” jag ”- anklag inte ditt team för att göra saker som inte är enligt din standard. På samma sätt, genom att fråga dem hur de skulle förbättra det, skapar du en dialog för att säkerställa att de inte känner att de blir skällda.

Fråga ditt team regelbundet vad de känner att du gör bra och vad du kan förbättra. Att vara ledare betyder inte att du är perfekt; det betyder bara att du fattar besluten.

2. Stress

Stress är brutalt för människors psyke. Intressant nog har våra hjärnor ännu inte utvecklats för att inse att att ansikte mot ansikte med en sabeltandig tiger inte är detsamma som att avsluta ett arbete i tid. Men hjärnan behandlar båda situationerna som samma.

Detta innebär att en stressad individs hjärna återgår till sina primitiva överlevnadsfunktioner och kortvariga vinster. Han eller hon kommer därför att fatta mindre framtidsinriktade beslut och inte kunna få tillgång till högre hjärnfunktioner, som kreativitet, innovation och avancerat språk.

Vad detta leder till är en brist på effektiv kommunikation och en oförmåga att kritiskt analysera sitt eget arbete. Ett bra exempel på detta var när min vän ständigt arbetade övertid för att slutföra ett datatolkningsverktyg. Han kodade programmet sent på natten i veckor. En helg hade han fått nog och bestämde sig för att koppla av. Följande måndag gick han in på kontoret, tittade på sin kod och tyckte att detta var hemskt och skrivit om det på några timmar.

Det var först efter min väns stressnivåer hade minskat att han kunde se problemen och problemen med projektet.

Det viktigaste att inse om stress är att det utlöses när människor känner brist på kontroll. För att mildra detta hos andra och dig själv, visar du ofta teamet deras inverkan på företaget och lägger tonvikt på att skapa en stabil balans mellan arbetsliv och liv. Skapa till exempel en regel "inga e-postmeddelanden efter 18.00", planera månatliga arbetstillfällen eller ordna ofta aktiviteter utan arbete.

3. Energi

Energi spelar en enorm roll i produktiviteten. Du behöver inte vara så radikal som att säkerställa en täckningstid för hela företaget. En bättre idé är att se till att du och ditt team har tillgång till hälsosamma mellanmål.

Med "friska" tilltugg talar vi om mat som inte har bearbetats alltför mycket. Frukt och fullkorn är fantastiskt eftersom de tar längre tid för kroppen att bryta ner, vilket ger en jämn energiutsläpp.

Träning har också visat sig öka både koncentration och energinivåer. Det är osannolikt att ditt team skulle missbruka en "gå en 30-minuters promenad om du känner dig sömnig" -policy, eftersom det är en förmån som få företag erbjuder.

Energinivåerna kommer att sänka sig och flyta när dagen går (lunchtidskyrkogård någon?). Använd detta till din fördel genom att få ditt team att utföra uppgifter som kräver mycket mental energi på morgonen. Sedan klockan 13 träffar, be dem att göra mindre krävande och roligare uppgifter.

4. Teknik

Att ha en långsam dator dödar produktiviteten på sätt som många inte ens inser. Uppenbarligen finns det kostnaden för att inte kunna arbeta medan program öppnas, internetsidor laddas och dataöverföringar.

Men det finns också den dolda mentala kostnaden för att bli distraherad av saker medan du väntar på att något ska öppnas, laddas eller överförs. Vad gör du när du väntar? Rulla meningslöst genom din telefon. Din hjärna är inte längre i uppgift och måste ständigt påminnas om vad du ska göra.

Bygg upp ett uppgraderingsschema och inkludera det i din budget. Om du förutspår att du behöver en ny bärbar dator om tre år ska du avsätta pengar varje månad nu så att det inte blir en överraskningskostnad längs vägen.

Se också till att din ”företagsteknik” är uppdaterad. Tänk på saker som marknadsföringsvägar, trender branschen står inför och hur dina konkurrenter fungerar. Utvärdera och uppdatera dina affärsprocesser regelbundet.

Men uppdatera dem inte för mycket eftersom det kan förstöra ditt företags sammanhållning - varje år är det bra. Detta är mycket lättare att genomföra med ett litet företag eftersom alla kan säga vad de tror fungerar och vad som inte gör det. Kom dock ihåg att din roll är att fatta beslut, så lyssna på ditt team men låt dem inte avgöra hur ditt företag drivs.

5. Syfte

Att känna som dina handlingar har ingen inverkan kan helt tappa motivation och produktivitet. Du måste se till att alla medlemmar i ditt team vet varför de gör vad de gör och har mått att mäta sig mot.

Detta hänför sig också till kritikavsnittet; i ett litet företag, ta tid varje vecka att berätta för varje teammedlem en bra sak de gjorde för verksamheten. Detta kommer att stärka deras känsla av syfte eftersom de kan se de konkreta fördelarna med de 40 timmarna de har gett dig den veckan.

Uppmuntra alla att sätta sina egna mål med ett nummer och en tidsbegränsning. Justera deras mål om du känner att de inte når sin fulla potential. Målinställning ger dem ett mål att sträva efter och kommer att hålla dem engagerade i att göra den mängden arbete inom den tilldelade tidsramen.

Tänk på vad du försöker göra med ditt liv på en mer personlig nivå. Spendera lite tid på att reflektera över vad du vill och hur du ska få det. Påminn dig hela tiden genom att skriva dina huvudmål på papper och lägga dem på platser du kommer att se hela tiden.

6. Attityd

Attityd är en av de saker du inte direkt kan förändra om någon - och det finns konstruktiva attityder (bra) och destruktiva attityder (dåliga).

Realistiskt, det enda du kan göra med människor som har en destruktiv inställning är att bli av med dem. Att konsekvent prata om varför de inte kan göra något eller varför företaget inte kan göra något är som ett produktivitetshäftande virus som snabbt sprider sig.

När någon säger något som verkar förstörande, fråga dem om det. Om de kan säkerhetskopiera sitt uttalande med solida skäl, lyssna på dem, tacka dem och fråga vad de skulle göra istället.

Ett av de sätt du kan påverka attityd är att leda med exempel; behandla människor som du vill att de ska behandla dig. Försök att göra saker med ditt team i en icke-arbetsmiljö; lära känna dem och låt dem lära känna dig. Du är ju ett team; agera som det.

Det bästa sättet att skapa en hälsosam attityd hos dig själv är att ständigt lära dig nya saker. När du lär dig nya saker regelbundet, inser du hur lite du faktiskt vet. Detta håller dig ödmjuk och öppen för nya idéer och förslag.

7. Personlig förspänning

Det finns enorma varianter när det gäller saker som:

Koncentrationsförmåga
Det som väcker känslor inuti oss
Saker vi bryr oss om
Energicykel

Vissa människor arbetar bättre på natten och andra fungerar bättre på morgnarna. Vissa av oss kan koncentrera sig länge och andra inte. Du är bara frågan borde vara "Utför de sin roll bra?"

Om du vill få ditt team att vara det mest produktiva, låt dem bestämma hur de fungerar. Använd deras mål som ett värde. Om de inte lyckas nå sitt mål, gå in och ge dem råd om hur de kan förbättras.

Lär känna människor. Vad får dem att kryssa för? Att erbjuda en ekonomisk bonus till en gruppmedlem kan göra att de jobbar hårdare, men faller platt på en annan. Den andra teammedlemmen kanske värderar en betald semester mer.

Återigen är det viktigt att ta reda på det här också. När du vet vilka incitament du föredrar, när din energi ebbs och hur länge du kan koncentrera dig, kan du börja mildra eventuella underskott i dig själv och arbeta till dina styrkor.

8. Distraktioner

En produktiv persons bana avbryts när de är i mitten av att göra något. Ett telefonsamtal, ett samtal, ett e-postmeddelande som är markerat som "brådskande." Men karaktären av att driva ett företag gör att du inte kan hindra att något av detta sker.

Med det sagt, tryck inte ditt team att reagera på saker omedelbart. Om du behöver något den minuten, borde du ha bett om det igår. På samma sätt, om du verkligen, verkligen behöver det, gå och prata med dem om det personligen.

Försök att ge ditt team "tyst tid" i en timme där de inte är skyldiga att svara på telefonen eller prata med någon. Rotera privilegiet runt ditt team.

Låt alla spendera 10 minuter på att göra en uppgiftslista för dagen. Detta hjälper till att förhindra att sinnet burps som inträffar när en uppgift är klar och hjärnan instinktivt skriver "Facebook" i adressfältet. Istället kan du referera till din lista och hålla dig på rätt spår.

Miljö är mycket viktigt för att upprätthålla fokus och genom fullmakt produktivitet.

Att öka ditt och ditt teams produktivitet handlar om att ta reda på hur människor arbetar. Det finns inte en storlek som passar alla för att bli mer produktiva. Försök att förstå dina egna processer och dokumentera hur du gjorde det. Dela den upptäcktsprocessen med ditt team och uppmuntra dem att gå igenom samma process.

Här är några frågor som hjälper dig att komma igång: