7 Enkla sätt att maximera din arbetsyta och produktivitet

"Att vara upptagen betyder att göra saker, men att vara produktiv betyder att göra saker gjort." Klokare ord kanske aldrig har talats, trots det anonyma ursprunget till det inspirerande citatet. Som ledare tror jag det mer än någonsin - även om jag inte helt förstod det tidigt i min karriär. I själva verket tillbringade jag år på att testa olika strategier för att maximera min produktivitet. Och jag fortsätter att lära mig mer; det har varit ett livslångt experiment.

5 strategier för din mest produktiva arbetsdag

Jag har sett högt och lågt efter svar, men en nyckellösning var bokstavligen precis framför mig: Mitt skrivbord var ett röran. Det betyder något för att du inte bara tappar tid på att sortera genom röran, utan ett ororganiserat utrymme skapar negativ energi. Visst, jag fick saker och ting, och jag fortsatte att lära mig och växa i min karriär, men det var inte förrän jag var i 40-talet som jag slutligen fick reda på vad som fungerar för att maximera min arbetsyta.

Nu när jag har implementerat formeln fullt ut är jag mycket gladare och oändligt mer produktiv. Mitt skrivbord är nu min oas. Att anta dessa sju vanor gjorde hela skillnaden:

1. Rengör ditt utrymme.

Att förenkla betyder ofta städning. Vissa människor är naturligtvis mer ordnade, men forskning gör det tydligt att en snygg, förenklad arbetsyta främjar produktiviteten för alla. Det påverkar också ditt förhållande till medarbetare, eftersom många antar att medarbetare med röriga eller smutsiga arbetsområden är lata eller oorganiserade.

Tänk på första intryck du har haft. När du går in i en ren restaurang, hotell, toalett eller butik, märker du det. Och medvetet eller inte tror du att anläggningen bryr sig om detaljerna och är stolt över arbetet. Jag har alltid känt att det tar några minuter att se till att din arbetsyta är snygg och snygg, gör att du kan fokusera på de större sakerna och få dig att se mer kompetent ut i processen.

2. Skapa rätt energi.

Din arbetsyta återspeglar vem du är, så gör det välkomnande, lugnande och fokuserat. Formeln är flytande, men om du innehåller några personliga inslag - en bild eller två, en liten krukväxt, en Rubiks kub - med mycket öppet skrivutrymme kommer det att göra underverk för ditt mentala fokus. Kvalitetsbelysning som inte är för bländande och inte för svag är också avgörande för optimal produktivitet.

Jag föredrar minimalism när jag organiserar min arbetsyta - fri från distraktion. Och jag tror att positiv energi gör dig mer produktiv. Det är svårt att beskriva, men du vet det när du känner det; det är definitivt inte detsamma för alla. Men det är viktigt att du omger dig med de bitar, möbler och människor som skapar positiv energi för dig . För mig betyder det neutrala färger, bra belysning, växter, tillgång till naturligt ljus och (naturligtvis) fantastiska medarbetare.

Det här är hur ditt skrivbord ska se ut baserat på din personlighetstyp

3. Stäng av dina aviseringar.

Du tittar på att någon ger en presentation, och varningar dyker upp på skärmen. De agerar som om det inte är en distraktion, men de måste pausa och stänga meddelandet innan de går vidare. Vi har alla sett det; det händer hela tiden. Chansen är att det händer också vid ditt skrivbord.

En av de bästa sakerna jag har gjort för min produktivitet var att stänga av mina aviseringar. Absolut ingenting dyker upp på min datorskärm, och ingen slår igenom på min telefon utom min familj. Tanken att vara ständigt tillgänglig gör dig till en bättre arbetare är en myt. Stäng av dina varningar, skapa tidsblock för att kontrollera meddelanden och se din produktivitet.

4. Skär ner på papper.

Rutter på skrivbordet och i arbetsytan bromsar ner dig, distraherar dig och ökar din stress. Du behöver förmodligen inte de flesta sakerna på skrivbordet, och alla papper du kan behöva senare kan arkiveras bort. Sammantaget är det emellertid mycket effektivare att söka igenom elektroniskt lagrade dokument än att gräva igenom högar av pappersarbete.

5. Skapa en bunt.

Jag erkänner det - jag är en staplare. Så tydligt jag håller mitt arbetsområde har jag alltid en enda pappersbunt på ett hörn av mitt skrivbord, redo för min uppmärksamhet. Jag gör min stack under dagen och rensar den före dagen eller dagen på morgonen. Jag täcker också min stack så att jag inte blir distraherad av vad som är på toppen. På det här sättet vet jag vad som behöver min omedelbara uppmärksamhet och kan hålla fokus på mer snabba uppgifter.

6. Förvara en anteckningsbok.

Det kan verka arkaiskt, men forskning har visat att skriva anteckningar för hand skapar bättre retention. Genom att skriva ner en lista eller agenda varje dag kan du sortera och prioritera aktiviteter i ditt huvud, så att du går in i din dag med mer tydlighet och fokus. Jag håller alltid en anteckningsbok öppen på mitt skrivbord, bredvid min pappersbunt, och tar den till alla mina möten.

Idén validerades när jag läste att Sir Richard Branson har många års bärbara datorer fyllda med otaliga idéer och tankar. Jag har provat många anteckningsböcker under åren. För mig är det tomma vita sidor utan linjer. Denna enkla, rena layout gör att jag kan skissa en idé, skriva några ord, skapa en lista osv. Det är fritt flödande, vilket fungerar för mig.

Hur journalföring för hand förändrade mitt liv

7. Planera tid för människor.

Varje jobb kräver ansiktstid med kollegor och leverantörer. Oavsett om det är kontroll av anställda som du övervakar, svara på kundmeddelanden eller lyssna på samtal om din produkt tar människor tid. Jag brukade förbise detta, tillbaka när jag planerade uppgifter för att fylla varje minut av min arbetsdag.

Nu försöker jag spara ungefär 30 procent av min tid på kontoret för folkrelaterade uppgifter. Att veta att jag har den tiden avsatt tillåter mig att vara närvarande med dem. Jag ska inte göra något annat med dessa minuter - och att veta att det gör en stor skillnad.

I skolan undervisades det som MBWA: hantering genom att gå runt. Som barn som arbetade i min mammas frisörsalong såg hon på att hon tog hand om hennes personliga klienter, men såg också på hennes mentormedkosmetologer och pratade med sina klienter. Som servitör på college såg det alla rörliga delar. Här på VARIDESK tillåter det mig att flyga på 30 000 fot samtidigt som jag upplever vad som händer med mitt team på affärsslagfältet.