Att göra dina möten produktiva

Möten kan generera idéer, ge tydlighet och underlätta åtgärder. Men många människor fruktar dem som stora tidförlorare eller avbrott till en hektisk dag. För att ta reda på hur man genomför möten med maximal effektivitet vände vi oss till FedEx, ett globalt företag, och 1-800-GOT-JUNK, ett litet nystartat internationellt - två företag som har förvandlat möten till behärskning.

Paul Tronsor, verkställande direktör för FedEx Global Operations Center, säger att FedEx-tjänstemän uppskattar dagliga driftsmöten där de utvärderar affärseffektivitet från föregående dag och gör ständiga förbättringar.

Som ett av de största expressleverans- och fraktföretagen innefattar FedEx-möten en sammanfattning av nattens prestanda, och viktiga företrädare från hela världen rapporterar om sin verksamhet med en brandborr som brådskande. Mötet har en viss tid; det är snabbt och actionorienterat.

Andra strategier som FedEx har inkluderar inkluderar att följa en checklista, använda ljud / visuellt material för tydligare kommunikation och använda en ”post-game” -filosofi där frågor som inte kan lösas i mötet ges en åtgärdspost och en tidsfrist.

Det som började som en liten skräpavlägsningstjänst har förvandlats till ett hushållsnamn med närvaro på mer än 300 platser i fyra länder. Brian Scudamore, VD för 1-800-GOT-JUNK, säger att effektiva möten kräver förberedelser, tydlig kommunikation, tydliga roller för deltagarna, en agenda och uppföljning.

"På varje given dag stänger vår personal franchiseavtal, bokar kundjobb och arbetar med media, " säger Scudamore. ”Vi är ett snabbt, högenergiföretag. För att vara på topp måste vi hantera vår tid mycket effektivt. Det betyder att schemalägga möten i en halvtimme, 15 minuter eller fem minuter om det är allt som behövs.

"Tänk på den totala tiden som har använts i möten för varje professionell person, från försäljning till strategi till on-the-fly viktiga möten, " säger Scudamore. ”Andelen tid vi tillbringar i möten kan vara häpnadsväckande. Att vara effektiv med tiden är avgörande. Att hålla möten med en start- och sluttid och hålla sig till dessa är nyckeln. ”

Bjud inte in människor till möten som inte behöver vara där. Deltagarna bör vara bidragsgivare, problemlösare och beslutsfattare. ”En av de saker vi har gjort är att överväga vem som verkligen behöver vara på möten, ” säger han. "Är det vettigt att använda upp denna persons tid om det inte är kritiskt att de är på mötet?"

Båda företagen tror på att skapa ett tydligt mål för alla möten. Definiera typ av möte för alla deltagare i förväg. Är det en rapporteringssession? Brainstorming? Problemlösning? Ge sammanhang och ett mål, inte bara en mötetid. Se till att regelbundna schemalagda möten också har tydliga mål.

När man följer en plan för effektiva, produktiva möten kommer människor att börja uppfatta möten som en möjlighet att göra betydande framsteg på jobbet.

Förberedelser och tydlig kommunikation kan göra eller bryta möten. Använd en agenda, disposition eller handlingsplan för varje möte. En agenda kan hålla deltagarna fokuserade och användas som referensram. "Det är upp till mötesledaren att avgöra vad som måste göras före mötet så att tiden som används i mötet används klokt, " säger Scudamore. "Undervisaren bör också förbereda deltagarna och kommunicera vad målen och förväntningarna är."

Mötets ledare bör se till att alla hörs, ingen dominerar exklusivt och det finns inga omfattande sidodiskussioner mellan två personer. Sätt någon ansvarig som respekteras av alla. Ibland är det mer effektivt att uppmuntra enskilda rapporter och inte bara diskussioner.

Ett möte är till liten nytta utan resultat. "Uppföljning är avgörande, för det är här vi når resultaten från mötet, " säger Scudamore. "Frågan ställs, 'Vem kommer att göra vad när, ' och sedan tilldelas enpunktsansvar till varje person."