Hur man kommunicerar med personal när du flyttar ett kontor

Clerkenwell / Vetta / Getty Images.

I mitt jobb jobbar jag i kommunikation, främst för ideella organisationer. En del av det arbete jag gör innebär att vi ska ha en strategi för både intern och extern kommunikation. Detta inkluderar också att utveckla en plan för ett kontorflytt, som min nuvarande organisation planerar att göra under de närmaste sex månaderna.

Medan du kanske tror att det finns så många steg att planera på ett kontor som du inte har tid att ens överväga kommunikation, behöver du verkligen ta en dag eller två för att skapa ett företag strategi som håller både anställda och kunder medvetna om de kommande förändringarna.

Låt oss börja med anställda eftersom de påverkas direkt av flytten.

Intern kommunikation ska inkludera dessa nyckelmeddelanden:

En tydlig tidslinje: Se till att du listar alla nyckelsteg i flytten så att alla vet vad de ska förvänta sig och när.
Förpackningsinstruktioner: ge personalen instruktioner om hur man förpackar sina kontor eller hytter för flytten. Detta bör inkludera var man ska få förpackningsmaterial, vad de ansvarar för packning och deadlines.
Avancerat meddelande om eventuella kontorstängningar : under flytten kan du behöva stänga kontoret för att möjliggöra slutförpackning och flyttning av kontorsutrustning och möbler. Se till att din personal är medveten om dessa datum och om och hur verksamheten ska fortsätta under flytten och hur det påverkar deras arbetsschema och arbetsbelastning.
Ny kontorsplan: Personal kommer snart vill veta hur det nya utrymmet ska se ut och hur kontoren kommer att ställas in. Kommer de fortfarande ha sitt eget utrymme eller kommer de nu att vara i en bås eller en öppen planlösning? Se till att du skapar ett sätt att informera personalen om hur deras arbetsutrymme kan förändras.

Den nya platsen, parkering och pendlingsalternativ: Ge personal med all information de behöver om den nya platsen så att de kan förbereda transporten till det nya utrymmet.

När du har bestämt alla nyckelmeddelanden måste du bestämma hur bäst du kan leverera dessa meddelanden. Metoden du använder bör avgöras av typen av meddelande.

Till exempel kan tidslinjen enkelt levereras via ditt företags intranät; Kontors stängningar kan bäst presenteras på ett personalmöte för att säkerställa att frågor kan ställas och besvaras.

Sätt att kommunicera mål till personal:

Intranät: För de företag eller organisationer som har ett intranät är det vanligtvis den bästa plattformen för de flesta meddelanden. Det möjliggör enkla uppdateringar av filer och information som når alla anställda.
Personliga möten: Oavsett vad meddelandet, personalmöten är ett bra ställe att göra meddelanden och ge personal chansen att få en fullständig diskussion.Du kan också använda mötetid för att se hur information kommer att kommuniceras så att personalen vet att de kommer att hållas informerade.
Email: medan e-post är enkelt, är det inte det bästa sättet att vidarebefordra information. Du vill inte skicka ut så många e-postmeddelanden att människor inte kan hitta informationen när de behöver det. Om du använder e-post, se till att du bara använder den för att låta folk veta var de kan få informationen.
Vanliga mappar : Om du inte har ett intranät skapar du en gemensam mapp på en nätverksenhet som alla kan komma åt är det bästa sättet att lagra information som du vill ha tillgång till.
Bulletin board: Ett fysiskt utrymme där information läggs ut är en bra sak att göra. Inte bara kan folk kontrollera det ofta, det ger också en plats där människor kan samla och diskutera sina problem.