Hur man slutar att vara lat och få mer gjort

Har du någonsin behövt göra en uppgift som hade en lång tidsfrist, men du kunde inte samla viljan att fullfölja den förrän 0, 2 sekunder innan den skulle förfallas?

Naturligtvis gjorde du det. Åtminstone en gång. Du skulle inte vara mänsklig annars.

Men du kanske har lagt märke till att även om tidsfristen var kortare skulle du fortfarande ha kunnat slutföra den i tid. Varför är det?

Vid första anblicken kanske du säger: ”Förhalning, va!” Men här är en alternativ förklaring som inte får dig att känna dig lika dålig.

För att uttrycka det i två ord kallas fenomenet Parkinsons lag, som säger att "arbetet expanderar för att fylla den tid som krävs för att det ska bli fullbordat."

Den första personen som observerade och skrev om detta i stor utsträckning var Cyril Parkinson, en brittisk marinhistoriker och specialist inom offentlig administration. Han märkte att ju mer tid byråkrater gavs för en uppgift, desto längre tid tog det att slutföra den. Förkorta den tilldelade tiden, och saker rörde sig snabbt igen.

Parkinsons lag, lathet och förhalning

Vi skjuta upp av många olika skäl, till exempel rädsla eller helt enkelt lata.

Men det finns också en evolutionär motivation bakom latskap. Våra förfäder levde i en värld där matkällorna inte var nära så rikliga som i dag. Som sådan bevarade de energi för de tider då de gick in i överlevnadsläge: jakt, foder, utforskning, byggnad och så vidare.

Om en förfader till vår slösa bort sin energi på värdelösa uppgifter, skulle han inte kunna hantera svårigheterna med matinsamling. Så, i en motintuitiv evolutionär vridning, har latskap visat sig vara ett viktigt drag för att hålla våra arter levande.

Som ger oss tillbaka till Parkinsons lag. Vår biologi uppmanar oss att inte spendera energi på en uppgift som ännu inte är viktig för vår överlevnad. Så vi skjuter upp, försenar, undviker, skapar ursäkter och så vidare.

Men då kommer tidsfristen, drar dig ur ledighet och ger dig en känsla av brådskande. Innerst inne vet du att det är dåligt för din överlevnad att sakna tidsfristen, eftersom det kan kosta dig ditt anseende, eller i vissa fall till och med ditt jobb, pengar, värdefulla tillgångar, vänskap, relationer och så vidare.

Denna rädsla pressar dig att göra en all-nighter för att avsluta ett projekt eller arbeta galna övertid.

Som du kan gissa nu är hela poängen med att använda Parkinsons lag att skicka dig till ett milt överlevnadsläge där du faktiskt får saker gjorda utan att lata om (för mycket).

Hur man använder Parkinsons lag

1. Vänja dig att ställa in tidsfrister.

Att ge dig själv tidsbegränsningar kommer att tvinga dig att omstrukturera arbetsuppgifterna så att de kan passa in i schemat.

Mer komplexa projekt och uppgifter med en avlägsen tidsfrist lullar dig in i denna falska känsla av säkerhet. Arbetet bör göras nu, men inte nu, nu.

I sådana fall som nedbrytning av huvuduppgiften i mindre bitar och tilldelning av en tidsfrist för varje, kommer de att närma sig tidshorisonten och ger dig en känsla av brådskande som motiverar dig att slutföra den.

Men tidsfrister kan också hjälpa dig att arbeta mindre. Eller åtminstone spendera mindre av din tid på kontoret. Det är lätt att behandla tröskeln 17 eller 18 som mer riktlinje än en regel och arbeta förbi det för att avsluta uppgifter som du skjutit upp hela dagen.

Saken är att du nästan alltid vet att när du skjuter upp jobbet kommer att hålla dig övertid, och ändå har du det bra. Det beror på att du inte känner att du förlorar någonting genom att stanna längre på kontoret, vilket tar oss till nästa punkt.

2. Vad tappar du om du inte respekterar tidsfristen?

Det enklaste sättet att få dig att respektera en tidsbegränsning är att ge dig själv något att förlora om du inte håller dig till den. Tänk på vad du missar genom att hålla kvar på kontoret.

Om du kom hem tidigare, kan du se en film med din älskare, koppla av i köket och laga din favoriträtt eller arbeta med det sidoprojektet av dig. Istället slösar du bort alla dessa möjligheter genom att göra sista minuten-arbete du kunde ha gjort tidigare på dagen.

Ett bra sätt att hålla dig till en tidsbegränsning är att schemalägga något annat direkt efter den tidsfrist du angav för det. Om du till exempel vill vara säker på att du ska skicka ett gäng e-postmeddelanden klockan 18.00, schemalägg ett datum vid 6:30 eller 7:00. Nu har du äkta hud i spelet för att hålla dig till ditt mål och för att inte lata dig runt.

3. Lär dig hur du skapar rimliga tidsfrister.

Det finns egentligen bara två skäl till varför du kanske vill använda Parkinsons lag:

1. Skär ner på förlorade timmar där du kan göra något annat.
2. Sluta känna dig skyldig och stressad för att slösa tid.

Men när du först tillämpar regeln kanske du känner dig överflödig och ställer dig själv omöjligt snäva tidsfrister i ett försök att arbeta snabbare.

Det här fungerar inte. Istället kommer du bara att ge dig själv ännu mer stress när du skyndar dig att uppfylla tidsgränsen. Inte bara det, utan kvaliteten på arbetet minskar också.

Poängen med tidsfristen är inte att delta i en tävling med klockan, utan att minska stress och slösat tid.

Detta är en uttagning från en studie av Dan Ariely, en känd professor i beteendeekonomi. Hans experiment involverade grupper av studenter som skickade in tre artiklar under en termin.

• Gruppen "fritt val" skulle kunna välja sina egna tidsfrister för papper.
• Kontrollgruppen måste dock lämna in sina papper vid en tidpunkt fastställd av professorn.

Jämfört med den tredje kontrollgruppen åtnjöt de "fria valen" -studenterna sin uppgift mindre, och deras papper hade också fler fel.

Slutslutet av studien var att även om självpålagda tidsfrister är effektiva, har människor svårt att optimera dem korrekt.

Poängen med tidsfristen är inte att delta i en tävling med klockan, utan att minska stress och slösat tid. Om en uppgift realistiskt kräver sex timmars arbete, försök inte att göra det på fem. Om du kan slutföra det på sju timmar är det fantastiskt. Den extra timmen är inte bortkastad tid, utan en buffertperiod för oväntade händelser som ett brådskande telefonsamtal, förlust av koncentration eller till och med bara en kort avkopplingsperiod.

Parkinsons lag kan hjälpa dig att skära ner på lite av den bortkastade tiden och stressen i ditt liv, och i vissa fall kan du hjälpa dig att göra fler saker än du trodde var möjligt.

För att ta bort saker, tänk på följande när du tillämpar lagen:

1. Ha alltid en tidsfrist.
2. Vad tappar du om du inte kan hålla tidsfristen?
3. Är tidsfristen realistisk? Om inte, försök att ta reda på den exakta.

Och en annan sak: Var försiktig med dig själv och se alltid tidsgränsen som ett verktyg för att hjälpa dig, men inte som ett lopp.