Hur man: inspirerar anställda med atmosfär

När det gäller att skapa en arbetsmiljö är bra design mer än ett vackert utrymme som imponerar blivande kunder. Som den berömda möbeldesignern Charles Eames en gång uttryckte det: ”Så småningom ansluter allt - människor, idéer, föremål. Anslutningens kvalitet är nyckeln till kvalitet i sig. ”

På kontoret översätts en inspirerande atmosfär till motiverade, engagerade, mer produktiva arbetare och en lyckligare slutlinje, säger Diane Stegmeier, ordförande för arbetsplatsdesignföretaget Stegmeier Consulting Group och författare till Innovations in Office Design: The Critical Influence Approach to Effective Work Miljöer .

"Det fysiska utrymmet i ett företag är så kritiskt för ett företags framgång - särskilt ett litet företag som måste hitta sätt att locka och behålla topptalanger för att få en fördel gentemot sina konkurrenter, " säger Stegmeier. Effektiv kontorsdesign betyder inte nödvändigtvis att anställa en arkitekt och investera i dyra byggnadsmaterial. Tänk på dessa viktiga sätt som en arbetsplats kan höja ett företag till sin högsta potential:

Målet för flexibilitet. Arkitektföretaget Gensler fick i en undersökning 2013 av 2 000 kunskapsarbetare att de anställda som kan välja när och var de arbetar är mer produktiva och har ett bättre intryck av sin arbetsgivare. Designa arbetsstationer så att teammedlemmarna lätt kan flytta runt dem för att bäst passa olika projekt. Erbjud platser i hela fastigheten för att passa alla behov: konferensrum och platser för mindre teamprojekt, samt bekvämt utrymme för oberoende insatser. Detta kan inkludera avslappnade platser att äta lunch, utomhusbord eller ett vardagsrumsliknande område med soffor - allt bundet av trådlös teknik för att uppmuntra till spontanitet.

Bygg upp runt naturliga vanor. För att förbättra ett befintligt arbetsutrymme, var uppmärksam på var de anställda naturligt tänker. Om konversationer tenderar att dröja runt kaffemaskinen, dekorera där. Invester i ett högt bord och höga stolar för att placera där, och förvara en skål med färsk frukt påfylld på samma plats. Om teammedlemmarna samlas i ett soligt område för lunch, strömma Wi-Fi till området och fylla det med bekväma utemöbler.

Upprätta anslutningar. Stegmeier har funnit att när de anställda har en direkt siktlinje för sina kollegor och närmaste chefer, tenderar de att känna sig mer tillförlitliga och engagerade. Investera i en centralt belägen visuell visning av teamets projekt: Det här kan vara så enkelt som en whiteboard eller anslagstavla, eller en mer detaljerad "vision wall" där arbetare kan klottera mål eller idéer för idékläckning. En skärmsläckare på varje anställds dator med kartläggning av ett projekt fungerar också.

Bygg ditt varumärke i miljön. Arbetarna investeras mer i företaget när dess ideal syns. Till exempel har Standard Chartered, en brittisk bank med fokus på sitt globala fotavtryck, fyllt sina moderna kontor i New York med både modern och traditionell konst från länder inom sina världsomspännande territorier. Olika mötesrum namnges för länder där institutionen har en närvaro - ständiga påminnelser om företagets globala vision.

Glöm inte ljus och färg. Schweiziska forskare fann att arbetare som exponerades för naturligt ljus hade mer energi och var mer produktiva senare på dagen än de som tillbringade sin dag i en konstgjord upplyst miljö. Ljusa färger har också visat sig påverka humöret. Den brittiska färgpsykologen Angela Wright har funnit att blått generellt stimulerar, grönt främjar lugn och gul väcker kreativitet - och dessa reaktioner är universella (inte relativt personliga smaker, ålder eller nationalitet). Stegmeier säger att du kan introducera djärva nyanser utan mycket investering - använd hittade objekt, inramad konst eller en accentvägg.

Bevilja Cleveland

Ägare och grundare

Företag: DuneCraft, en Cleveland-baserad tillverkare av terrarier och andra trädgårdsodlingsbaserade lärande leksaker

Design: Kontor ser ut som insidan av en av företagets produkter, med mycket naturligt ljus och bladverk.

Resultat: Medarbetarnas engagemang har förbättrats vilket lett till förstärkning av varumärket och lyckligare arbetare.

De första åren växte denna verksamhet ut ur mitt hem och sedan ett gammalt hus på landet. Sedan var vi i fem år i ett utrymme på 36 000 kvadratmeter i en industripark i en inte så trevlig del av staden. Det var väldigt billigt och ganska trevligt inuti, men bara cirka hälften av de nya jobbsökande skulle faktiskt dyka upp. Resten körde bara förbi - de var för rädda för att komma ut ur sina bilar. Den platsen skilde de rädda från de modiga.

För några år sedan blev ett utrymme på 170 000 kvadratmeter tillgängligt i en trevligare del av staden. Det hade varit ledigt i 20 år, så det behövde mycket arbete, men det var också en tom skiffer. Jag hade drömt länge om hur jag ville att vårt huvudkontor skulle se ut, men jag behövde också förverkliga den drömmen om en budget. Så jag blev kreativ.

Idag är utrymmet öppet och ljust, fylt med 160 tropiska växter med kruka. Det finns två vackra koi-dammar, som var det dyraste tillskottet på $ 50 000, men de är omgivna av naturliga stenar som räddades från en rivad kvarn. Det finns andra designelement, som unika stålhandgjorda skrivbord som jag köpte direkt från konstnärerna för $ 800 - ett fynd jämfört med traditionella kontorsmöbler. Dessutom fyller min egen personliga konstverk kontor, inklusive ett utsedda galleri.

Nu har vi kontor som får anställda att känna att de är i ett av de terrarier som DuneCraft tillverkar. Designen förstärker vårt varumärke på det sättet. Det är en så unik plats att våra anställda alltid bjuder in familj och vänner att se det, och det är ett evenemangsrum för organisationer som handelskammaren.

Men det bästa är att det är vackert. Det finns beprövade produktivitets- och humörfördelar med att vara runt vegetation. Jag drabbas inte av de senvinterade doldrums som jag alltid har upplevt på tidigare platser. Det finns nu färre misstag och när fel händer är det mindre skrik. Nyligen gjorde en anställd ett enormt orderfel med 120 000 enheter, vilket innebar att vi var starkt tillbaka-beställda. I den gamla fastigheten skulle det ha skrek och smällt dörrar, men en anställd steg upp för att äga sitt misstag och alla organiskt började brainstorma sätt att lösa det - och det gjorde de.

Det hjälper att när saker och ting blir stressande kan du gå bort från skrivbordet för att stirra på träden och besöka fisken. Dessutom dyker upp 100 procent av de sökande för intervjuer.

Cheryl Kepner

Senior Vice President för Customer Engagement

Företag: Legacy Publishing, skapare av utbildningsprogram för föräldrar med huvudkontor i Maine

Design: Kepner skapade en "lugn plats" - ett rum där arbetarna kan fly för att koppla av i ergonomiska stolar och lyssna på mjuk musik och inspelade meditationer.

Resultat: Ledningen har nu lyckligare arbetare, ett verktyg för att hantera anställdas ångest och lycka och en miljö i linje med företagets uppdrag och varumärke.

Våra medarbetare arbetar i en naturligt stressande miljö. Våra säljare och representanter för kundtjänst hela dagen fältet känslomässigt laddade samtal från föräldrar som arbetar genom våra program för att hantera sina barns beteendeproblem. Vid en tidpunkt hade vi 100 procent årligen förslitning på grund av denna miljö. En anställd kunde ta upp till tio samtal i rad och vi kunde bokstavligen se deras motståndskraft bryta ner. Resultatet var en stressad arbetskraft och ett eroderande företag.

För ett par år sedan utvecklade vi en produkt med en psykolog som fokuserade på ångestens roll i familjer. Vi insåg att vi behövde ta upp samma problem i vår arbetsfamilj. Detta kördes verkligen hem när vi frågade våra arbetare och 64 procent sa att arbetsplatsen orsakade lite eller mycket stress, och 79 procent berättade för oss att brytutrymmen var obetydliga. Vi kunde inte förvänta oss att våra anställda skulle vara de bästa om de inte fungerade på sitt eget personliga bästa. Vi frågade för mycket.

För ett år sedan rullade vi ut vårt "lugna utrymme" med plats för fyra personer. Det finns ergonomiska beanbag-stolar, mjuk belysning och draperier, och varje station är utrustad med ett oberoende ljudsystem så att användaren kan spela mjuk musik eller en av de valda meditationerna.

När detta lugnande utrymme öppnades var mottagningen tacksamhet och överraskning. Det gick långt med att visa att företaget är känsligt för anställdas mentala hälsa.

Rummen används alltid nu. Ofta valde anställda att spendera 15 eller 20 minuter i slutet av dagen för att varva ner innan de kör hem eller slå på återställningsknappen efter ett tufft samtal mitt på dagen. Chefer använder det för att ge anställda en time-out på ett riktigt positivt sätt när de är i den röda zonen. Att ha det lugna utrymmet som ett alternativ tvingar anställda att självutvärdera, och det enbart går långt för att hålla dem lyckliga och produktiva.

Det lugna utrymmet har helt förändrat vårt sätt att hantera. Nu tillåter vi inte anställda att gå igenom 10 samtal. Vi drar av dem och ger dem en paus. Stämningen är lugnare, det finns bättre kommunikation och alla är mer känsliga för andras behov - inklusive våra kunders. Jag skulle inte vilja hantera utan det.

Aaron Hugo

Vice VD

Företag: Pinckney Hugo Group, en reklambyrå i Syracuse, NY

Design: Kontoret är ett ljust, färgrikt, öppet utrymme som är avsedd att uppmuntra sömlöst arbetsflöde och flexibilitet för arbetare samt att imponera på kunder.

Resultat: Tillväxten har varit jämn, och betygsnivån för anställdas tillfredsställelse är hög.

Våra tidigare kontor var i utkanten av staden och mycket trånga. Vi höll varje vecka möten på presidentens kontor eftersom vi inte hade ett ordentligt konferensrum, plus att det inte fanns något riktigt privat utrymme för människor att arbeta självständigt.

För tolv år sedan flyttade vi in ​​i ett centralt beläget århundrade gammalt lager, ett utrymme på 30 000 kvadratmeter som vi har utökat tre gånger sedan dess och fördubblat vårt kvadratmeter och antalet anställda. Innan flytten tillbringade vi mycket tid på att utforma en miljö som skulle förmedla spänningen och investeringarna i den tillväxt vi väntade oss på. Vi skapade en plats som sköter kreativitet och samarbete. Detta inkluderar extra breda korridorer, som är en utmärkt plats för improviserade möten. Vi har också en innesluten innergård och loungeområden, alla anslutna med Wi-Fi, för att ge anställda platser för arbetsplatser, plus utrymme för att rymma stora teammöten. Kontoret kombinerar gamla element som tegelväggar och takfönster med nya material och livliga färger. Det gör ett stort intryck på potentiella anställningar och kunder som besöker från New York City. Det visar att vi har investerat i verksamheten.

Den fyllda stapeln har också varit en stor tillgång. Anställda samlas där för att ansluta sig socialt efter arbetstid, och det är också riktigt användbart som en plats att bjuda in kunder till mindre formella diskussioner. Vi har många fler kunder som tillbringar tid här, och det finns en mycket närmare känsla av samhälle bland de anställda.

Bortsett från det faktum att våra intäkter och antal räkningar har ökat konsekvent sedan flytten, är en kvantifierbar mätning av designens framgång de många anställda tillfredsställelse utmärkelserna som vi har vunnit, inklusive namnges till listorna 2013 och 2014 över bästa företag att arbeta för i New York State. I en ny undersökning gjorde 98 procent av Pinckney Hugo-teamet arbetsmiljön positivt. Det betydde mycket för oss.

Men tänk om du är en entreprenör som arbetar självständigt? Lär dig mer om samarbete, ett nytt sätt att arbeta som ger människor möjlighet att samarbeta, nätverka och öka sin produktivitet - precis som dessa företagskontor med atmosfär.