Att göra och inte göra för tuffa samtal

Föreställ dig ett ögonblick att du ska sitta ner med en anställd för att diskutera spännande nya förändringar i ditt företag. Du kanske bubblar av entusiasm, säker på att hon kommer att känna samma sak som du. Sedan bryter du nyheterna och du möts med en tom stirring, ett passivt suck eller till och med en arg motbevis.

Oavsett hur beredd du kanske tror att du är, kommer vissa samtal bara inte att gå som du tror att de kommer att göra. Men det betyder inte att du ska ge upp och lämna alla tuffa konversationer för att träna själva. När allt kommer omkring, i en onlineundersökning med 1 000 anställda, sa 91 procent att kommunikationsfrågorna leder ledarna. Uppgifterna avslöjade att de flesta ledare saknade kritiska möjligheter att engagera sig som kunde placera dem som mer pålitliga för sina anställda.

Som någon som har hanterat andra i mer än 25 år har jag sett värdet av ärlig, öppen kommunikation mellan en anställd och arbetsgivare, men jag har verkligen snubblat på vägen. Även om dessa kommunikationsmissap inte är mina stoltaste ögonblick har de lärt mig värdefulla lektioner som chef, inklusive hur man kan reparera relationer och ha mer konstruktiva samtal. Jag har tagit fram några viktiga do-och-don'ts på min resa, till exempel:

1.

Att förbereda sig för ett tufft samtal är avgörande för att det ska lyckas. Det finns dock en stor skillnad mellan att skriva ner anteckningar och utarbeta ett manus. Det sistnämnda kommer inte att göra dig bra.

"Ett svårt samtal tenderar att gå bäst när du tänker på det som bara ett normalt samtal, " säger Holly Weeks, författare till Failure to Communicate . Eftersom din motsvarighet inte känner till hans eller hennes linjer, kan konversationen bli besvärlig och konstgjord. För ett mer naturligt, produktivt samtal, välj några få punkter för att adressera och vara flexibel när det gäller konversationen som följer.

2.

Det är viktigt för dig som chef att vara så tydlig som möjligt under svåra samtal. Börja med att förklara vad du hoppas uppnå under detta möte och be medarbetaren att göra detsamma. Sedan ta itu med det aktuella ämnet såväl som tankeprocessen bakom.

3.

Som människor har vi alla förutfattade uppfattningar, men att hålla fast vid dessa antaganden under tuffa samtal är ett misstag. För några år sedan ledde jag till exempel ett team som vi behövde omstrukturera. Vi behövde gå mycket djupare i områden där vi var bäst och för vilka vi var kända som experterna, men det innebar också att vi släppte några saker som inte var lika viktiga. Så jag var tvungen att ha flera samtal med anställda om hur deras roller skulle förändras. En konversation var en enorm inlärningsupplevelse för mig.

Jag var så säker på vår grupps riktning att jag inte lyckades förklara en anställds roll och hur den förändrades. Jag antog att hon skulle förstå vikten av skiftet eftersom hon var en ledande ledare, men jag lyckades inte formulera hur hon passade in i den större bilden specifikt. På grund av detta förstod hon inte sin betydelse för företaget och värdet hon tillförde.

Det tar två personer att ha en konversation, så tänk på din motparts perspektiv. Tänk igenom frågan från din synvinkel. Reflektera sedan över vad din anställd tycker att frågan är. Om du inte kan svara på den andra frågan, fråga honom eller henne direkt. När du arbetar för att vara empatisk med din anställd är hon mer öppen för att ha en produktiv konversation.

Efter att ha pratat med min anställd om de strukturella förändringarna tog jag upp hennes sociala ledtrådar och bad henne berätta om hur hon mår. Det var när jag insåg att jag behövde lägga mig i hennes skor. Så jag förklarade hur skiftande av en del av hennes arbetsbelastning faktiskt skulle göra det möjligt för henne att dyka djupare in i sitt kompetensområde. Efter att jag gjorde det, blev hon en av de största mästarna i avdelningen för dessa förändringar.

4.

Det kan vara frestande att agera defensivt eller till och med göra dig själv offer under en svår diskussion, men du bör undvika båda dessa taktiker till varje pris. Att avleda skulden eller göra uttalanden som ”Detta är verkligen svårt för mig!” Eller ”Jag känner mig fruktansvärd för detta!” Under ett svårt samtal gör att du bara ser avsked från dina anställdas behov. Bekräfta istället din roll i diskussionen och hur du kommer att arbeta igenom problemet i samarbete med din anställd.

5.

Svåra samtal kanske inte är trevliga, men medkänsla hjälper dig att leverera svåra nyheter på ett ärligt och rättvist sätt. I slutändan var min omstruktureringssamtal framgångsrik eftersom jag svarade på den anställdes behov med medkänsla. När jag förstod varför hon var orolig, kunde jag sympatisera och svara i enlighet därmed. Tänk på att det är viktigt att inte bara svara på anställdas oro när de växer upp, utan också att ligga före dem för att försäkra dina anställda om att de är värdefulla lagkamrater.

Att ha ett tufft samtal med din anställd är aldrig lätt eller roligt - särskilt när den anställda reagerar annorlunda än du hade förväntat dig. Men det är fortfarande viktigt att reflektera över dessa upplevelser. Efter en tappande konversation, ta dig lite tid att fundera över vad som gick bra och vad som inte gjorde, liksom vad du kan göra annorlunda i framtiden. I samband med öppenhet, aktivt lyssnande och rätt attityd hjälper självreflektionen dig att ta itu med svåra samtal.