Rätt Manners för ett professionellt möte

Underhålla affärsmöten underhålla dina professionella sätt. altrendo bilder / Stockbyte / Getty Images

Arbetar du för ett företag som har frekventa möten? Undrar du någonsin vad du ska göra och vad anses vara korrekt beteende vid dessa möten? Är du rädd att du deltar i mötena eftersom du är rädd att du kan begå en faux pas som kan äventyra din position eller möjligheter till framsteg?

Vanligtvis förbehåller chefer, lagledare eller företagsledare rätten att inleda affärsmöten när de känner behovet.

Oavsett om de regelbundet planeras händelser eller kallas för ett visst syfte, ska alla som deltar i följa riktiga riktlinjer för företagets etikett.

Ledare

Innan mötet är det viktigt att ha allt organiserat så att du inte slösar bort någons värdefulla tid. Du vill att den ska springa så smidigt och i schema som möjligt men ändå lämna tid för frågor och feedback om möjligt. Nyckeln är att visa respekt för alla inblandade.

Här är några rekommenderade riktlinjer:

• Har en skriftlig dagordning med en logisk sekvens och realistiska tider. Om tid och resurser tillåter, skicka kopior till alla som kommer att delta.
• Skicka en inbjudan till potentiella deltagare med så många detaljer om mötet som möjligt, inklusive plats, starttid, vad som ska hämtas och sluttid.
• Börja med en vänlig hälsning och låt alla veta när det är okej att ställa frågor.
• Ha vatten på podiet eller på framsidan av rummet och nypa det mellan ämnen eller när någon annan talar.

• Du behöver inte skriva ner ditt tal ordentligt, men du bör åtminstone ha punkter i dina anteckningar. Om du inte gör det kan du hoppa runt från ett ämne till ett annat och förlora vad du behöver säga. Det kan leda till att du slösar bort tiden och lämnar deltagarna och undrar om mötesplatsen.
• Var medveten om dina deltagares kroppsspråk. Om du ser att människor förlorar intresse, pausa och kontrollera dig själv för att du inte repeterar information eller spenderar för mycket tid på något som inte är relevant.
• Ha några anekdoter för att hålla mötet intressant. Undvik dock att prata om olämpliga skämt som ens har en antydan om sexism, rasism eller något annat som kan förolämpa andra.
• Stela aldrig andras idéer och kalla dem själv. Ge alltid kredit till andra för idéer och framgångsrika uppgifter.
• Medan det är okej att flytta sig lite, varma inte fram och tillbaka över framsidan av rummet. Det gör att du ser nervös ut.
• Under frågan och svarperioden förbli tyst tills den person som frågar avslutar innan du svarar. Om du inte förstår frågan, fråga honom eller henne om att upprepa det eller förklara förfrågan ytterligare.
• Om någon verkar arg eller fientlig, behåll din coola och fråga personen att diskutera det här med dig vid en senare tidpunkt.
• Avsluta mötet tidigt om möjligt. Det är bättre att det blir kortare än att förlora uppmärksamheten hos de som är närvarande.

Deltagare

Alla som kallas till mötet borde delta, om inte omständigheterna tillåter det. Om du känner till mötet i förväg, överväga att ta extra tid med din personliga grooming för att visa respekt för alla handledare som deltar.

Klä på sig på affärsnivå.

Tips för mötesmanners:

• Om du blir ombedd att skicka ett bekräftelsemeddelande, gör det så snart du anger mötet i din kalender.
• Visa upp i tid. Kom dit några minuter tidigt om möjligt.
• Kontrollera din mobiltelefon och se till att den är tyst eller avstängd. Du bör aldrig skicka textmeddelanden under ett möte, om inte ledaren ber dig om för en viss person.
• Om förfriskningar serveras kan en dryck accepteras. Men om inte alla andra äter vänta tills mötet är över att ha ett mellanmål.
• Om det här är ett lunchmöte, ta med maten till bordet och ät den så tyst som möjligt och utan att uppmärksamma dig själv.
• Chatta eller byta inte anteckningar med andra deltagare. Det här är mycket störande och kan ge intrycket att du inte tar ditt jobb seriöst nog för att vara noga med vad som diskuteras.
• Om du är uppmanad, svara så direkt som möjligt. När du inte vet svaret, be om ursäkt och var ärlig. Inget svar är bättre än det felaktiga.
• Tack efter samtalet tacka talaren.
• Läng dig inte längre i mötesrummet än nödvändigt. Att hänga ut gör att du verkar ledig och du vill inte att chefen ska tro att du använder mötet för att skicka dina uppgifter.

Möten i en restaurang

Ibland kallas lunchmöte, och det kan hållas på en restaurang. Även om detta är borta från kontoret, kom ihåg att du fortfarande är på jobbet.

Ytterligare mötestips för restaurangmöten:

• Glöm aldrig dina bordsartiklar.
• Hantera måltidstidsolyckor med nåd och god uppförande.
• Använd lämpliga redskap. Om du är osäker på vilken gaffel som går med varje kurs, följ den som leder mötet.
• Om du är på en bufférestaurang, vet du vad du behöver för att hjälpa dig själv.
• Följ riktiga riktlinjer för matfettmat.