Den bästa tekniken för att övervaka din lilla

Vilken förändring kommer att göra den största skillnaden i ditt småföretag effektivitet, lönsamhet och framgång? Växla från pappersbaserad bokföring till ett bokföringsprogram.

Dagens bokföringsprogram gör mer än att hålla böckerna. Med ett klick kan du generera rapporter som berättar dig och din revisor allt du behöver veta om ditt företags ekonomiska situation, importera transaktionsdata från din bank, skapa och skicka fakturor och mer.

Med så många val, hur kan du hitta den perfekta redovisningsprogramvaran för ditt företag? Följ detta råd.

Vet vad du behöver. En konsultföretag för en person som bara behöver spåra försäljning, utgifter och skatter har andra krav än en detaljhandelsföretag med flera anställda som måste hantera löne- och lagerhantering. Ditt företags storlek, antal kunder och anställda och bransch är bland faktorer som påverkar ditt val av redovisningsprogramvara.

Undersök tillägg. Vissa redovisningsprogram erbjuder tillägg för att utöka deras funktionalitet. Till exempel kanske du kan lägga till program för att integrera programvaran med din e-handelswebbplats, acceptera kreditkortsbetalningar eller spåra utgifter, om programvaran inte redan innehåller dessa funktioner. Håll koll på kostnaderna - tilläggskostnader kan dock öka snabbt. Det kan vara bättre ekonomiskt att betala mer på förhand för programvara med allt du behöver inbyggt.

Kontakta din revisor. Prata med din pengarförvaltare för att se till att programvaran du väljer genererar de typer av finansiella rapporter som han eller hon behöver. Se också till att den integreras med den mjukvara han eller hon använder så att du kan dela information elektroniskt och påskynda förberedelserna för skatt.

Konsultera din bank. Om du väljer programvara som integreras med din banks programvara kan du importera banktransaktioner automatiskt, vilket sparar mycket tid.

Få åsikter. Läs recensioner om programvaran du funderar på - både objektiva recensioner och användarrecensioner. Prata med andra företagare för att se vad de rekommenderar.

Tänk i förväg. Det som fungerar för ditt företag idag kanske inte fungerar för det imorgon. Tänk på företagets tillväxtplaner och välj mjukvara som är tillräckligt flexibel så att du inte behöver byta ut den om din kundbas, produktlinje eller personal expanderar i framtiden.

Lägg ditt huvud (och data) i molnet. Alla lösningar som nämns är molnbaserade. Istället för att köpa ett programvarupaket som du laddar ner och installerar på dina datorer, är programvaran värd online; du prenumererar på det genom att betala en månadsavgift. Det finns många fördelar med molnbokföringsprogramvara, inklusive:

•

• Uppdateringar sker automatiskt i bakgrunden, så din programvara är alltid aktuell och du behöver inte oroa dig för att installera säkerhetsuppdateringar.

• Så länge du har en internetanslutning, kan du få åtkomst till dina data var du än använder en webbläsare eller leverantören av redovisningsprogramvarans mobilapp.

• Cloud-programvara ger normalt större säkerhet än att ha data lagrade i ditt eget nätverk.

• Molnprogramvara kan integreras med din banks mjukvara så att dina banktransaktioner automatiskt matas in i ditt bokföringssystem.

Ta reda på om support. Vilken typ av kundservice tillhandahålls? Kan du få hjälp via e-post, chat eller telefon? Hur debiteras du för support och finns något gratis support tillgängligt? Till exempel kan du få gratis support under en begränsad tid medan du lär dig att använda programvaran, eller har tillgång till gratis användarforum eller hjälpcenter där du kan få råd från andra användare.

Tänk på rörlighet. Vilka typer av bokföringsfunktioner behöver du när du är på språng? Om du tillbringar mycket tid ute på kontoret och behöver generera fakturor, skapa uppskattningar eller spåra utgifter på resan är en bra mobilapp viktig för dig.

Testa. De flesta programvarupaket online erbjuder en kostnadsfri testperiod så att du kan se om produkten passar dig innan du förbinder dig till den. Användarvänlighet - världens bästa produkt är inte rätt för dig om du har problem med att förstå det eller helt enkelt inte gillar gränssnittet.

Här är en närmare titt på de mest populära redovisningsverktygen för småföretagare. Välj rätt redovisningsprogramvara för dig så att du snabbt kommer att upptäcka att du lägger mindre tid på att ange siffror … och mer tid på att växa ditt företag

Redovisningsverktyg

QuickBooks online
QuickBooks är det stora namnet i småföretagens redovisning av goda skäl - det har all den funktionalitet som din revisor eller interna bokförare någonsin skulle kunna vilja, men de väsentliga funktionerna är enkla nog för att småföretagare kan hantera sig själva. Dessutom kan de många tillägga skapa ännu större funktionalitet.

Xero
Xero är en up-and-comer som konkurrerar med de mer förankrade QuickBooks och är en fullständig redovisningslösning som kan hantera komplexa redovisningsuppgifter såsom avskrivningar på anläggningstillgångar. Det integreras också med många tilläggsappar för att tillhandahålla kundrelationshantering, inventering, tidblad och mer.

Sage One
Sage One är designad för enmansföretag, små startups och frilansare och är hur det integrerar projektledning med redovisning. Om du har många anställda eller lager är Sage One inte för dig - men om du arbetar med entreprenörer, frilansare eller virtuella team, kan det vara precis vad du behöver.

Freshbooks
FreshBooks, som ursprungligen lanserades som ett fakturerings- och kostnadsspårningsverktyg, har lagt till fler bokföringsfunktioner och erbjuder en mängd tillägg som kan utöka dess funktionalitet. FreshBooks starka kostym är dess enkelhet, rörlighet och (live) kundsupport. Om du är en enmansföretag eller frilansare som inte tycker om bokföring kan detta vara din idealiska lösning.

Freeagent
Med fokus på enkelhet och samarbete är FreeAgent en bra lösning för enmansföretag, partnerskap eller frilansare som arbetar nära med andra. FreeAgent stöder obegränsade användare, klienter och konton; Du kan ge användare olika åtkomstnivåer. Du får ett gratis 20-minuters telefonsamtal under din introduktionsperiod; Därefter får du support via e-post och ett online-hjälpcenter.

Kashoo
Kashoo kommer att hålla både dig och din revisor lycklig. Detta fullständiga redovisningspaket följer allmänt accepterade redovisningsprinciper (GAAP), men det är också lätt för icke-revisorer att lära sig. Den spårar dock inte inventarier eller projekt, och även om den erbjuder en prisbelönt iPad-app, har den inte en smartphone-app.

Mobila betalningsverktyg

Tillhandahåller du tjänster till kunder i sina hem eller går du till deras kontor och måste fakturera dem senare? Säljer du produkter vid evenemang och måste avvisa kunder som inte har kontanter? Få betalt direkt - vart du än är - med mobila betalningsalternativ.

Fyrkant
Denna tjänst accepterar kredit- och betalkort och debiterar 2, 75 procent per transaktion.

Intuit GoPayment
Detta accepterar kredit- och betalkort. Betala 2, 75 procent per transaktion eller betala en månadsavgift för lägre transaktionsräntor.

PayPal här
Spara någonsin så med 2, 7 procent per transaktionsavgift. PayPal Här accepterar kredit- och betalkort samt checkar och PayPal-betalningar.

Faktureringsverktyg

Uppenbarligen erbjuder de fullständiga bokföringsprogrammen faktureringslösningar, men för de tider när du vill ha något snabbt och enkelt kan du kolla in dessa verktyg.

Faktura-o-matik och faktura.to.me
Dessa tjänster är gratis och du behöver inte ens registrera dig. Skriv bara din information i mallen för att skapa en PDF som du kan skriva ut eller e-post.

Fakturamaskinen
Här hittar du ett enkelt gränssnitt och alternativ som att beräkna skatter och skapa uppskattningar. Gratis för en användare och upp till tre fakturor och uppskattningar per månad; betalade planer tillgängliga.

Zoho-faktura
Välj mellan flera mallar, spåra fakturor och betalningar eller acceptera betalningar online. Och det finns den här superkalla funktionen: Zoho Invoice kan faktiskt skicka pappersfakturor åt dig. Gratis för en användare och upp till fem kunder; betalade planer tillgängliga.