3 populära produktivitetstips som faktiskt slösar bort din tid

Vid det här laget tror du förmodligen att du har minskat produktiviteten och förhalningen. Du vet vad som hjälper dig att producera ditt bästa arbete och du vet när du slackar av. Men tänk om du faktiskt skulle kunna arbeta mot dig själv?

Vissa aktiviteter som verkar produktiva slösar faktiskt bort din tid, medan saker som verkar som tidsförlorare kan bidra till att minska stress och öka produktiviteten. Tro mig inte? Låt oss titta på några av de vanligaste strategierna som används för att bekämpa förhalning för att se hur de verkligen hjälper produktiviteten.

1. Undvik att distrahera webbplatser.

Det första du gör när du försöker undvika förhalning är att tidslösa webbplatser som Facebook och YouTube blockeras. Det finns otaliga appar, webbläsarutvidgningar och andra verktyg som är utformade för att göra just det - hålla dig i uppdrag genom att blockera webbplatser som inte är arbetsrelaterade.

Och det verkar som en bra strategi. När allt kommer omkring, en ny undersökning genomförd av Paychex fann att 46 procent av millennials och 45 procent av Gen Xers medger att slösa tid på jobbet varje dag på internet.

Men när enkäten svarade frågade vilka tidsslösa strategier som fungerade bedömdes webbplatsblockerare som den minst effektiva strategin. Varför? För att spendera några minuter på en sinnlös aktivitet kan faktiskt hjälpa dig att fokusera igen.

Faktum är att 57 procent av arbetsgivarna och 64 procent av de anställda som undersökts av Staples sa att ta tillräckliga pauser är en nyckelfaktor för den totala produktiviteten. Tänk på det: När du tillbringar hela dagen oändligt och stirrar på samma skärm och arbetar med samma uppgift, blir hjärnan trött, dina ögon tröttna och du förbränner dig själv. Men om du tar små pauser under dagen ger det ditt sinne en chans att ta en andning, uppdatera och komma tillbaka till jobbet redo att gå.

Gå vidare och bläddra igenom Facebook, titta på en hundvideo på YouTube eller till och med ta en promenad runt byggnaden.

Så när du börjar bli överväldigad, trött eller frustrerad, ta en paus. Gå vidare och bläddra igenom Facebook, titta på en hundvideo på YouTube eller till och med ta en promenad runt byggnaden. När du kommer tillbaka till ditt arbete blir du lyckligare och mer produktiv.

2. Håll dig uppdaterad via e-post.

Du kommer till ditt skrivbord på morgonen, kaffe redo att gå och vad är det första du gör? Kolla din mail. Du tillbringar den första delen av morgonen med att sortera genom din inkorg, svara på e-postmeddelanden och läsa uppdateringar från medarbetare och chefer. När du äntligen går igenom allt känner du att du har åstadkommit något stort - det känns bra!

Men du har verkligen inte åstadkommit så mycket alls, och resten av din dag är inrättad för mycket av samma sak. Varje gång du skickar eller läser ett e-postmeddelande från någon på ditt kontor, slösar du tid - och vissa proffs börjar inse det.

I en undersökning som Unify publicerade av 9 000 arbetare i USA, Storbritannien och Tyskland, sa 28 procent att e-postmeddelandet är det verktyg de helst skulle vilja ta bort från arbetsplatsen. Varför? Anställda tycker att det är ineffektivt, distraherande, tar för lång tid och att det finns bättre sätt att kommunicera.

Så vad är den bästa, mest effektiva och produktiva kommunikationsformen? Ansikte mot ansikte. Trots att det kan ta längre tid att stiga upp och ha en konversation kan det hjälpa till att förbättra produktiviteten. Istället för att skicka e-post fram och tillbaka och vänta på svar, kan du omedelbart lösa alla frågor eller problem.

3. Planera varje dag med en uppgiftslista.

Det bästa produktivitetstipset du har hört om och om igen är att organisera dig, planera din dag och använda en to-do-lista. Och i teorin låter det bra. Men i verkligheten är din arbetsdag sällan så enkel.

Du planerar att din dag ska gå en väg, men din chef kommer till dig med en brådskande begäran, då finns det en eld du måste släcka och din medarbetare behöver input på ett projekt. Innan du vet ordet av det är dagen slut och du har inte tagit en tand i din uppgiftslista.

Tyvärr är denna situation vanligt. Bland hälso-IT-proffs som undersökts i 2016 Health IT Stress Report, genomförd av min arbetsgivare HealthITJobs.com, 39 procent rankade förändrade prioriteringar som en topp stressor på jobbet.

Så även om din uppgiftslista har goda avsikter, står den inte för flexibilitet som behövs för att hantera projekt och problem som plötsligt dyker upp under dagen. Så din uppgiftslista är nu bara en påminnelse om alla saker du inte har gjort, och det kan orsaka någon större stress.

Skriv istället en lista över vad du faktiskt har åstadkommit i slutet av varje dag. På så sätt känner du dig motiverad av allt du gjort och hålla koll på din faktiska produktivitet.

Att slåss med förhalning är inte nytt, men sätten vi närmar oss produktivitet och arbete förändras. Utvärdera dina strategier för att hålla på uppgiften för att se vilka som faktiskt är användbara och vilka som bara är ett slöseri med tid.