12 Tidhanteringstekniker som hjälper dig att få ut det mesta av dina 24 timmar

Vi har alla kämpat för att hantera vår tid bättre på en eller annan punkt. Så om du för närvarande känner dig spridd, vet att du inte är ensam. Den goda nyheten är att man kan lära sig tidsstyrningstekniker så länge du förstår varför du gör något och sedan öva tills den goda idén blir vana.

För att ta reda på vilka tillvägagångssätt som är värda att följa, bad vi medlemmarna i Unga Entreprenörsrådet att dela den tidstyrningsteknik de använder för att få ut det mesta av deras 24 timmar. Vilket ser du dig själv använda?

1. Komprimera projekt.

Växla mellan olika typer av uppgifter tappas mentalt. Istället kan du koppla samman relaterade projekt tillsammans och ta itu med dem samtidigt. Börja till exempel dagen för att ta itu med kundtjänstutmaningar. Gå sedan över på marknadsföringskampanjer. Efteråt granska nya produktmöjligheter. Detta kommer att göra det lättare att slutföra uppgifterna när du inte behöver mentalt växla fram och tillbaka tiotals gånger varje dag.

2. Spåra din tid.

Spårningstid är som en budget för pengar. Det får mig att se vad jag gjorde meningslöst när det gäller att inte använda tiden på bästa sätt och var jag kan göra omedelbara förbättringar. Jag använder en time tracker-app, som hjälper mig att avgöra vad jag gör varje minut av arbetsdagen.

3. Utveckla en kod för när du är upptagen.

Vi har alla varit i en situation där vi vill komma tillbaka till arbetet men vi kan inte helt avsluta samtal med våra chefer. Så vi utvecklade internt en kod som betyder: "Snälla bli inte förolämpad, men jag måste verkligen ta itu med den här uppgiften." Denna taktik har förändrat hur jag hanterar min tid eftersom det betyder att jag kan arbeta med stora projekt utan avbrott.

4. Ät den grodan.

Frasen "ät den grodan" gjordes populär av författaren Brian Tracy. Det är i grund och botten en tidshanteringsteknik som säger att du bör ta itu med den svåraste och viktigaste uppgiften på din to-do-lista första på morgonen. Att korsa bort det svåraste och högsta prioritet innan jag gör något annat har gjort mig mer produktiv under hela dagen.

5. Schema för distraktioner.

Människor i allmänhet kan vara distraherande. Om någon säger att de vill ha två minuter av din tid är det nästan aldrig två minuter! Om jag inte har tid att träffa någon i 10-15 minuter på plats, brukar jag få dem att schemalägga en tid med mig. Det är bäst att hantera din dag med tillräckligt vridningsrum så att du kan åstadkomma minst en till två saker som du vill göra.

6. Fokusera på en sak.

Min tidsstyrning förändrades när jag började fokusera på ”en sak.” I början av dagen fokuserar jag på den viktigaste uppgiften. Jag låter inte andra problem krypa in i mitt schema förrän den uppgiften är klar. När det är så går jag vidare till nästa viktigaste uppgift, och så vidare. Detta eliminerar önskan att multitaska och i sin tur sprida dig själv för tunn.

7. Svara e-post två gånger om dagen.

Inte alla är kapabla att göra detta, men jag har sett det fungera underverk för de som är lite för ofta på utlösaren av deras e-post. Det är ganska enkelt. Du avsätter två olika tider under dagen för att svara på e-post: en gång i början, den andra i slutet. Allt däremellan undviks om det inte är en nödsituation - men vid den tidpunkten borde någon ringa dig.

8. Delegera mer.

Jag lärde mig av min erfarenhet att företagarens uppgiftslista aldrig kommer att sluta. Du kan prioritera dina uppgifter, fokusera på viktigare saker eller sätta tid för något särskilt, men i slutet av dagen måste saker bara göras. Om du inte hittar ett sätt att klona dig själv, måste du utveckla förtroende för andra människor som kan utföra dessa uppgifter bättre, snabbare och billigare än du.

9. Använd produktivitetsappar.

Med så många fantastiska produktivitetsappar på marknaden har det helt förändrats hur jag hanterar min tid till det bättre. Du behöver inte längre sitta ner och planera din kalender för veckan eftersom produktivitetsappar gör det enkelt att ställa påminnelser, hålla sig på rätt spår och få saker gjorda. Dessutom kan du med många av dem titta tillbaka och se allt du har åstadkommit, vilket ökar motivationen ännu mer.

10. Skär ner avbrott.

Ju färre gånger du avbryts, desto mer produktiv blir du. Var uppmärksam på de saker som stör dig - kanske måste du ta bort din smartphone eller stänga din e-post medan du arbetar med viktiga uppgifter. Brutet flöde kan verkligen hindra framsteg. Genom att känna igen vad som bryter din koncentration kan du öka din produktivitet.

11. Använd Pomodoro-tekniken.

Jag lärde mig om Pomodoro-tekniken för några år tillbaka när jag studerade lösningar på detta exakta problem, och jag har varit väldigt imponerad av resultaten. Tanken bakom det är att tilldela 25-minuters bitar av tid där du bara fokuserar på en uppgift. Efter varje bit, ta en kort paus innan du återupptar. Jag har fått mer arbete på fyra "Pomodoros" än några hela arbetsdagar!

12. Planera framåt för att fokusera på prioriteringar.

Jag avslutar alltid min dag med att planera följande dag, och jag avslutar alltid veckan med att planera följande vecka. Detta gör att jag kan fokusera på de högsta prioriteringarna så snart jag börjar dagen utan att behöva komma ihåg vad som är viktigt eller oroa mig för något som spårar mig.