En sorority girl-lektion i delegation: vad man inte ska göra

Jag brukade vara bra på delegation, nästan för bra som jag fick höra. När jag var PR-ordförande för min högskolasororitet organiserade jag våra årliga evenemang för veckolånga lärare. Med varje daglig uppgift som delades ut tilldelade jag medlemmar i mitt utskott olika uppgifter som bäst passar deras styrka.

Flickan som kände kalligrafi skrev anteckningarna.

Den listiga flickan som älskar tyllband gjorde presentkorgar.

De bubblande flickorna som alla kände levererade varje morgons godsaker.

Med allas signaturbidrag till projektet på plats drog jag upp evenemanget snabbt och enkelt. Hur? Jag tilldelade varje enskild uppgift. Jag skrev inte en enda anteckning, monterade en enda korg eller vaknade tidigt för att dra en enda korg över campus. Kort sagt, jag gjorde inte riktigt någonting, utom att känna igen vilka talanger mina sorority systrar hade.

Senare fick jag feedback från utskottets medlemmar som gav mig det perfekta backhanded sorority girl komplimentet. ”Shelby var så organiserad och hade allt under kontroll och delegerats, så mycket att hon inte behövde göra mycket. Hon delegerade nästan för bra. ”

Jag delegerade för bra … det är första och sista gången jag någonsin hört det. Numera känner jag igen när jag har problem med att delegera till och med små, väldefinierade uppgifter och hur det skapar en flaskhals för större, odefinierade uppgifter. Men det är ofta de odefinierade uppgifterna som är viktigast och mest givande.

Att lära mig att delegera är fortfarande ett pågående arbete för mig, men lyckligtvis hjälper mitt arbete för SUCCESS.com mig att lära mig att bli bättre. Här är tre saker som jag nyligen har lärt mig delegera mer effektivt:

1. Först och främst, be om ursäkt för att ha delegerat.

Kanske är det min katolska tjejskuld, men ibland känner jag fortfarande skyldig att ta uppgifter från min uppgiftslista och ge dem till andra. På sin yta är den uppenbara fördelen med delegering lättare din arbetsbelastning, men det är inte det viktigaste.

Delegationen är en utmaning för ditt team och uppmuntrar dem att utveckla kapacitet utöver deras grundläggande jobbbeskrivning. Denna utveckling förbereder dem för framtida uppdrag och kampanjer. Det är verkligen det enda sättet att hjälpa ditt team att växa.

2. Vet vad du ska överlämna.

Det har många gånger jag slutat skriva mittmeddelande för att fråga om jag behövde tilldela denna uppgift i första hand. I stället ställer SUCCESS.com-kolumnisten Patti Johnson en annan fråga: ”Fråga dig själv: Måste det vara jag? Är du den enda som kan göra det här arbetet? ”

Delegationen handlar inte om du kan göra något, men om du borde göra det.

De bästa sakerna att delegera är:

• Rutinera eller upprepa uppgifter som inträffar varje vecka, månad eller kvartal
• Roliga eller intressanta uppdrag. Håll inte alla roliga saker åt dig själv.
• Färdigheter som att skriva, design eller dataanalys som andra kan utföra bättre eller snabbare än du
• Färdiga uppgifter som kommer att utveckla och gynna dina teammedlemmar
• Långa, tråkiga uppgifter som kostar mer tid än pengar

3. Vet vad du inte ska delegera.

Oavsett om det är ett oformat arbetsområde eller ett projekt som saknar nyckelinformation, delegera aldrig en uppgift som du inte klart kan beskriva. Det finns skillnad mellan att vilja att någon ska "ta det och springa", och att de bara vill ta dem utan någon riktning.

Andra saker du inte bör delegera:

• Teamuppmuntran och ledarskap. Det är alltid ditt jobb.
• Vederbörja eller känsliga personal frågor
• Krissituationer
• Projektstycken istället för helheten. Teammedlemmar måste se den stora bilden för att bäst förstå projektet.