Hur man: startar en konferens

South by Southwest, TechCrunch Disrupt, TEDx - dessa konferenser har vuxit från vackra branschevenemang som hölls i hotellutställningshallar till höftsamlingar som infiltrerar det populära vardagsrummet. Någonsin undrat hur arrangörerna fick det att hända?

Det är inte bara så bra samtal som fångats på YouTube svampade över webben. Convention Industry Council rapporterar att sektorerna för möten och konferenser genererar intäkter på 28 miljarder dollar. Det är mer än bilindustrin.

Teknik underlättar och driver den senaste trenden. Adrian Segar är en veterankonferensdesignkonsult och författaren till Conferences That Work: Creating Events That People Love . Han säger att människor som är limmade på sina enheter och som alltmer arbetar på distans mer än någonsin är hungriga efter interaktion och samhälle ansikte mot ansikte. Teknik gör också lanseringen av din konferens enklare. "Det har aldrig varit lättare att skapa ditt eget evenemang och marknadsföra det, " säger Segar. ”Den stora sidan är att många gör det. Så du måste verkligen sticka ut och göra det rätt. ”

Här är fem regler för bra konferensskapande:

1. Hitta ett behov att fylla. Tillträdesavgifter och sponsring bör göra det till en jämn strävan men inte skapa en gigantisk vinst. Fokusera på att hitta "något du brinner för, något som ingen annan gör där du verkligen kan tjäna ditt samhälle", säger Segar.

2. Identifiera dina mål. Konferenser kan gynna småföretagare genom att fördjupa sina nätverk, höja deras profiler och branschmyndighet och ge sina kunder mervärde genom att erbjuda dem talande engagemang. ”Det finns hundratals mötespecialister som har gjort detta i decennier. En nybörjare som gör detta bara för att tjäna pengar är ett falskt premiss. ”Var inte rädd för att starta små, eftersom majoriteten av konferenser globalt deltas av färre än 100 personer vardera, säger Segar.

3. Välj rätt högtalare, men lita inte helt på föreläsningar från stora namn. Du bör ställa in en budget för högtalare. Var fortfarande inte rädd för att förfölja människor utanför ditt sortiment. "Förklara att din budget är inställd och fråga sedan om de skulle vara villiga att arbeta med dig." Bli kreativ när det gäller att tillföra värde, inklusive i din avgift marknadsföring av expertens bok eller främja en sak hon stöder. ”Nämn ersättning i den första korrespondensen. Annars kommer du att förolämpa många människor, säger Segar.

När du utformar ditt evenemang ska du använda dessa expertröster strategiskt. Värdet på konferenser har förskjutits mot anslutning och kamratlärning. ”När allt kommer omkring 100 personer i rummet känner tillsammans mer än en person som presenterar, ” säger Segar.

Har tre huvudtalare närvarande i 20 minuter vardera och led sedan mindre rundbordsdiskussioner. Hitta också sätt för deltagarna att lära sig snabbt om varandra. Låt till exempel alla på rundbord visa sig kort och svara på frågan: "Vad vill du ha med denna händelse?"

4. Var uppmärksam på alla detaljer om evenemanget eller anställ någon för att producera den åt dig. "Människor kanske kanske inte kommer ihåg huvudtalaren, men de kommer ihåg om lunchen inte serverades i tid, " säger Segar. "Det måste vara logistiskt smidigt för att människor vill återvända nästa år."

5. Håll det levande året runt. Skapa en privat Facebook-grupp för deltagare. Underhåll en blogg eller podcast och uppdatera tidigare deltagare via e-post. "Händelser borde inte behöva börja den första dagen och avsluta efter den sista middagen, " säger Segar. ”Ett framgångsrikt evenemang gör att människor vill ansluta sig efteråt. Det blir din kärngrupp av kunder som vill komma nästa gång. ”

Frances Mazur

Ägare

Företag: Mazur Group, ett Los Angeles-baserat rekryteringsföretag för skönhetsindustrin

Konferens: Beauty Biz Roundtable

Fördelar: Rekrytera, skapa mervärde för kunder i form av talmöjligheter, förhöjda branschpresenser

Jag startade mitt företag 2007 och hade ett fantastiskt första år. Sedan kraschade ekonomin. Min telefon ringer från kroken med utmärkta kandidater som letade efter ett jobb, men vi hade inte mycket att erbjuda. Det var demoraliserande för vårt nätverk och förlamande för oss. Vi beslutade att vi behövde ett evenemang för att bygga upp verksamheten och Beauty Biz Roundtable föddes.

Den första konferensen hade bara 40 platser och såldes omedelbart. Sedan dess har det vuxit till 100 deltagare, men formatet är detsamma: Vi får högtalare med toppnamn, som ägare och chefer för nationella salonger, såväl som vanliga talare som verkligen överraskar vår publik med fantastisk information, som en expert på sociala medier.

Mitt företag har fördelar på flera sätt. Det positionerar oss som ledarna i vårt utrymme: Vid ett nyligen händelse, kontaktade ett företags VD mig och sa: "Vi letar efter en ny marknadschef och du känner helt klart alla i branschen." Företaget blev en ny kund . Dessa händelser tillåter oss också att få kontakt med nya kandidater hela tiden. De tillåter mig också att tillföra mervärde till våra befintliga kunder. Om jag arbetar med en klient kan jag trycka på en av dess ledande befattningshavare för att vara talare. Ingen av våra konkurrenter kan göra det.

Vi har aldrig betalat våra högtalare en krona och vi är mycket selektiva när det gäller att få in sponsorer. De måste verkligen passa in i vårt varumärke, lyfta upp evenemanget och hålla fokus på vem vi vill locka.

Vårt sista evenemang, prissatt till $ 90 per biljett, hade en 90-personers väntelista och människor som flyger från hela landet för att delta. Nu höjer vi avgiften till $ 125 och utforskar sätt att lägga till vår rundbord på större branschevenemang. Men vi fortsätter att fokusera på att erbjuda våra deltagare sätt att nätverka med toppmän inom sina områden, och vi ger våra talare möjlighet att få kontakt med sina kamrater, vilket är sällsynt i skönhetsindustrin.

Shea Coakley

Ägare

Företag: LeanBox, en Boston-baserad matservice som företag kan erbjuda sina anställda

Konferens: Perks Convention, en samling av företag som levererar arbetsplatser förmåner och potentiella köpare

Fördelar: Nytt företag, positionerande som ledande inom branschen

När jag deltog i traditionella nätverksevenemang och konferenser riktade till personalpersonal skulle jag ofta hitta mig själv som förklarar min tjänst till en person, men någon annan skulle försöka komma in på konversationen för att lära sig om vad andra företag gör i företagsförmånsutrymmet . Jag insåg att mitt företag är i en ny sektor där det finns mycket efterfrågan, men inte mycket medvetenhet.

Varje företags ledare kämpar för att locka och behålla högsta talang. De läser om de fantastiska förmånerna som erbjuds av företag som Google och Apple och antar att de är för små för att erbjuda samma sak, även om många förmåner är överkomliga eller gratis för företaget. Tillsammans med min partner, 20/20 Optometry, en optometritjänst på plats, lanserade vi den första Perks-konferensen i augusti på Microsoft Nerd Center i Cambridge, Mass.

Vi hade 28 leverantörer, som betalade $ 200 vardera för att sätta upp bås, och 500 deltagare, som var tillåtna gratis. Konferensen i sig gav en mycket liten vinst, men genom bara den ena händelsen, säkrade vi 15 nya konton. Det tog verkligen sitt eget liv.

Vi fortsätter konversationen med leverantörer och kunder via Twitter, en LinkedIn-grupp och en e-postlista. Medan den första konferensen fokuserade på Boston-baserade tjänster planeras en andra för hela New England-regionen för mars, och vi har kvartalsvisa möten planerade för leverantörer att nätverka. Förutom att växa mitt eget företag, vill jag vara expert på företagsförmåner, och denna konferens hjälper mig att göra det.

Chris Dessi

Ägare

Företag: Silverback Social, en Chappaqua, NY-baserad marknadsföringsbyrå

Konferens: Westchester Digital Summit

Fördelar: Positionering som lokal ledare inom marknadsföring, nya kunder, ökade vinster

När jag startade min marknadsföringsbyrå i Westchester, NY - bara ett hopp från New York City - pratade jag med mycket framgångsrika företagare och företagare i samhället som inte ens hade Facebook-sidor eller förstå värdet av en LinkedIn-profil. Det var svårt att förklara värdet på min verksamhet. Tidigare hade jag fått nya affärer genom att prata på konferenser, så jag googlade “Westchester digital toppmöte” och blev förvånad över att det inte fanns något liknande.

Jag sa till mig själv, OK, jag antar att jag måste vara den som gör detta.

Fem månader ute bokade jag ett konferenscenter med plats för 3 000 personer och började omvända händelsen. Jag kände till Gary Vaynerchuk, den sociala mediejätten. Jag hade inte råd med hans vanliga talavgift, men han gick med på att sänka den. Om du vill göra något stort måste du bjuda in stora människor. Genom att boka Gary har vi kunnat locka talare från LinkedIn, Facebook, The Huffington Post, IBM och General Electric. Jag betalar dem ingenting; de flesta av dessa talare begär inte ens ett honorarium. Jag var värd för en privat middag för dem som ett sätt att säga "tack", men 90 procent av dem dök inte upp.

Det första året gav vi bort massor av biljetter och hade 500 deltagare. Jag tappade pengar på det första evenemanget och bröt till och med på det andra. Idag täcker sponsring min kostnad, och biljettförsäljningen är såsen. Men det verkliga värdet är ny verksamhet för min byrå. Hälften av mina nya kunder kommer genom konferensen. Det är så mycket lättare att skicka någon till toppmötet än att försöka övertyga honom varför han behöver vara på Twitter. Du får helt enkelt inte sådana namn i Westchester. Det är ett monopol, ärligt talat.

Det finns ett stort behov av denna information i mindre samhällen. Småföretagare har helt enkelt inte råd att resa till New York eller San Francisco för stora konferenser. Jag köpte 67 URL: er för digitala toppmöten i städer runt om i världen. I september producerade vi Baltimore Digital Summit och har nu planerade toppmöten för Boston; Las Vegas; Nashville, Tenn .; detroit; och Dubai under de kommande två åren. Westchester-toppmötet i maj 2015 har vuxit till ett två-dagarsevenemang.

Se hur TEDs huvudkurator skapade en rörelse med diskussionsbaserade konferenser och blev den främsta människohandlaren i stora idéer.