Framtiden är nu: virtuell kontorsverklighet

Idén att gå in i ett hologram för ett månatligt personalmöte kan fortfarande tyckas en lite långsiktig för de flesta småföretagare, men förbättringar av bredbandskvalitet och tillgänglig teknik utökar virtuella mötesalternativ i varphastighet.

Ändå, även i den virtuella världen, är det bäst att titta hårt innan du hoppar. Oavsett om du är NASA som trycker fram holodek från Star Trek science fiction för att utbilda astronauter, eller en nyföretagare som kämpar för att kommunicera med avlägsna partners eller kunder, bör det första steget in i den växande virtuella världen göra dina läxor för att hitta det mest lämpliga och kostnadseffektiva -effektiv lösning för dig. Först, här är en grundläggare på den tillgängliga tekniken.

I sin enklaste mening är ett virtuellt möte ett telefonsamtal mellan två eller flera personer. Bra ljud är viktigt för framgång. Nästa steg är antingen ett skrivbord eller en streaming-video- och datadelningsprocess med fast station, som kan köras från enkla - till exempel de populära Skype-programmen - för att utarbeta. När du börjar lägga till högkvalitativ video och skärmar på enhetlig skala - som i princip säkerställer att alla ansikten är av samma storlek och alla kan skapa virtuell öga-till-ögonkontakt - blir systemen lite mer komplicerade och dyra.

Tredimensionell eller "fördjupning" -teknologi gör det möjligt för deltagarna att delta i mötet som om de ingick i ett videospel. "Second Life" -teknologi, en virtuell 3D-miljö med flera användare, inkluderar avatarer eller karaktärer som deltagarna mode för att representera sig själva när de navigerar i den virtuella världen. Med tanke på alla dessa saker som finns tillgängliga idag, verkar ett auditorium fullt av hologram som deltagarna går in i (tror den galaktiska senaten i Star Wars) inte vara så långtgående eller sci-fi som det en gång gjorde.

Homecare Homebase, ett 10-årigt Dallas-baserat företag som tillhandahåller webbaserade mjukvarulösningar för hemvårdssektorn, sparar betydande resekostnader genom att ansluta huvudkontorets personal och projektledare i Dallas till teknologer baserade i Prospect, en förort till Louisville, Kentucky via virtuell konferens. "Vi spenderade cirka 20 000 dollar per månad på grundläggande resekostnader mellan Dallas och Kentucky, " säger Guy Conces, företagets chefstrateg. "Med det högkvalitativa videosystemet har vi klippt vägen till det och sparat stora pengar där."

Kostnaden och mjukvarukraven för sådana system är höga. Men de kan kompenseras av besparingarna i resekostnader som annars skulle uppstå av långtgående team som behöver interagera. Om det inte finns något behov av ett fysiskt företags huvudkontor, kan en start upptäcka att det är värt kostnaden att initiera en virtuell, animerad HQ tillgänglig för människor över hela världen.

Faktum är att företag har omfamnat den virtuella vägen de senaste åren, särskilt sedan den ekonomiska nedbrytningen 2009 som fick företagen att skära resebudgetar och aggressivt söka efter alternativ till personkontakter, träningssessioner och fysiska handelsevenemang. Förbättringar av ljud- och videokvalitet och leveranshastighet och utvecklingen av virtuella verktyg har möjliggjort prisvärda sätt att ta dyra resekostnader på.

Avancerade företag som är involverade i möjliggörande av virtuell teknik och relaterad mjukvarosupport - Hewlett-Packard, Second Life, Adobe, Cisco, IBM, Microsoft, Citrix och liknande - har banat i banbrytande modeller för att undvika många fallgropar som är förknippade med att ta det virtuella steget.

En virtuell shove

Ett företag som tvingades in i den virtuella världen när ekonomin kom 2009 var Planview, ett Texas-baserat portföljhanteringslösningsföretag som till stor del tillhandahåller avancerade kunder med mjukvaror för företag. Genom att kunder avbryter planerna för att delta i företagets årliga användarkonferens, "Vi försökte ta reda på vad vi ska göra - avbryter vi, försöker vi något online?" Berättar Kimberly Stone, chef för webb- och kreativa tjänster.

Överväger du webbkonferenser? Tänk på detta.

1. Vad är de användningsfall du behöver lösningar för? Hur många är externa? Inre?

2. Sök branschinsikter om styrkor och svagheter i olika lösningsalternativ.

3. Häll ner dina alternativ till två eller tre lösningar och gör en kostnadsfri testversion. Testa var och en av hur lösningen uppfyller dina specifika behov.

4. Tänk igenom de mer omfattande användningsfallen. Försök att ta reda på hur man möter behoven hos alla inom organisationen kontra en delmängd som hanterar kriterierna för elanvändarna i gruppen.

5. Strukturera ett licensavtal som är lämpligt för din organisation.

”Vi förstod inte riktigt vad en virtuell händelse var då. Jag gick ut till Virtual Edge-toppmötet för att utforska våra alternativ och kunde komma tillbaka med några riktiga idéer om hur virtuella planer kan möta våra behov, säger hon. Det 350-anställda företaget med kontor över hela världen utvecklade en virtuell version av sitt årliga liveevenemang. ”Vi listade upp alla komponenter i vårt evenemang, ner till korridorerna i korridoren, för att se hur vi kan skapa en virtuell plattform igen. Vi pratade om våra händelsemål och utvecklade en funktionsmatris och utvärderade sedan leverantörer baserat på den matrisen. … Rätt användarupplevelse och användarvänlighet var ett måste på vår matris. ”

Team från Planview och Unisfair, företaget som det anlitade för att hjälpa till med att producera evenemanget, samarbetade och slutresultatet var en enorm framgång - med en 250-procentig ökning av deltagande under live-evenemanget. Planview återvände till liveevenemang nästa år, men undersöker nu en hybridstrategi.

Att undersöka optimala virtuella alternativ för en organisation kräver forskning, precis som alla delar av en affärsplan. "Att försöka jämföra virtuella programalternativ är som att jämföra äpplen, apelsiner, persikor och plommon, " säger Michael Doyle, grundare och verkställande direktör för Virtual Edge Institute, ett företag som startades 2008 för att hjälpa organisationer att utnyttja teknik för att förbättra den totala upplevelsen av evenemang och generera intäkter. ”Det vi säger till människor att de måste göra är att först ta reda på vad de vill uppnå. Ett program kan vara väldigt annorlunda från ett annat, även om båda kommer från branschkategorin. ”

Kartlägga det

För de flesta företag börjar virtuell planering i liten skala. Men oavsett om det först är skissat på en mötesrum plasma-TV, en whiteboard, en bärbar dator eller en gammal skolan juridisk pad, bör vägen in i den virtuella världen börja med en organisatorisk färdplan som stämmer vem som vill göra vad - uppgifter, kommunikation, hur många som kommer att involveras osv. Den kartläggningen leder direkt till den typ av utrustning som kommer att stödja dessa behov, förklarar Mark Gorzynski, chefforskare med HP: s Halo, som skapar fantastiska videokonferensrum som främst används av stora tillverkare och stora spelare inom finans-, hälso- och försäkringsbranschen.

Mindre organisationer måste tänka på deras användningsfall när de överväger webbkonferenssteknologi, säger Michael Londgren, chef för produktmarknadsföring för Adobe Connect, som erbjuder webbkonferenslösningar för onlinemöten, eLearning och webbseminarier baserade på sin Adobe Flash-teknik till kunder hos alla storlekar.

”Är det främst viktigt att nå människor inom eller utanför organisationen, eller båda?” Frågar han. ”Bör individer eller grupper enkelt kunna gå med i möten utan att ladda ner ytterligare programvara? Är det viktigt att stödja olika mobila enheter? Är det viktigt att dela en mängd olika innehållstyper? Är det viktigt att inrätta ett mötesrum för olika användningsområden jämfört med att skapa ett helt nytt mötesrum varje gång? ”

För att räkna ut ett företags virtuella behov delar Gorzynski och HP Experience Design Manager Mike Derocher upp målen för möten i fyra funktioner.

Socialisering: En grupp människor träffas bara för att lära känna varandra bättre eller bygga förtroende.

Samordning: En grupp människor försöker göra en enkel uppgift, till exempel att försöka synkronisera scheman.

Samarbete: En grupp frågar människor sina åsikter eller delar ekonomiskt, svarar på frågor eller får feedback. Verklig dialog händer.

Riktigt samarbete: En grupp människor skapar nytt innehåll och samarbetar med information.

"En del av detta är datacentriskt och en del av det folkcentriskt, " säger Gorzynski. ”Röst är valutan för allt; du kan inte göra mycket utan ett bra röstsystem. För samordning behöver du enkla data för att dela bilder, så du behöver ett bra webbkonferenssystem och röstkanal. Det är allt du behöver. När du kommer till samarbete och samarbete börjar du öka komplexiteten hos data, och det hjälper till att kunna göra mer än en sak åt gången och ha den typ av dataverktyg du behöver; kan du till exempel dela dina appar med framgång? ”

Ansikten är viktiga

Att utvärdera betyg för tillgängligt samarbete eller webbkonferensprogramvara mot dina behov kan ge vägledning.

"Det andra som händer är att socialisering blir viktigare i dessa andra möten, " säger Gorzynski. "Det är då vikten av att video börjar komma in - i ett samarbetsmöte, till exempel, att se människors ansikten blir viktigare."

Skrivbordslösningar är i allmänhet bra för socialisering och samordning, säger han, men inte lika effektiva med samarbete och samarbete. ”Till exempel, säg att du håller ett möte med verkställande direktören för ett annat företag för ett partnerskap eller ett affärsavtal. Du arbetar på din webbkamera och du ser lite oprofessionell ut. Du ringer från din matsal eller ett felaktigt upplyst konferensrum, och du ser ut som om kameran lyser upp näsan. Skrivbordskonferenser förlorar snabbt sin charm. ”

Belysning, bakgrund och kameraposition är avgörande för att se professionell ut när man använder media, säger Gorzynski. Överväg att investera i en bättre kamera, bättre belysning som är jämn, en ren bakgrund och testa var kameran ska monteras, föreslår han. ”Kameran bör placeras öga mot öga - om du är på en bärbar dator betyder det att du höjer ditt kameraverktyg till ögonhöjd. Om du har gjort all denna planering har du förmodligen 90 procent av andra företagare utan att investera alla typer av pengar. ”

Webbkonferenser är ryggraden i hela systemet, säger han. ”Du kan när som helst ansluta till röst och data. Du lager en bättre video eftersom du behöver ha mer sofistikerade möten. De flesta små till medelstora företag kommer först att vända sig till billiga, webbaserade system som kommer att tjäna dem väl för en delmängd av deras mötesbehov. Stora videosystem har en fördel för socialisering och samarbete som kräver noggrann uppmärksamhet på social dynamik. Företag bör vända sig till dessa när de bekräftar behovet av att bygga mötesmiljöer för att stödja socialisering och samarbete på distans. "

Och glöm inte, Derocher lägger till att användarvänlighet är avgörande för användningshastigheten.

Nu när du är redo för virtuella möten är här fem tips för att göra det framgångsrikt.