7 sätt att frigöra ytterligare 25 timmar i veckan

Här är något jag ber alla min VD-klienter att göra:

1. Välj din livligaste veckodag. ( För de flesta är det måndag. )
2. Skriv ner allt du gör den dagen - i taget - på ett enda pappersark. ( Om du tillbringade tre minuter på att äta en muffin och 17 minuter på att titta på en duva utanför, skriv ner den. )
3. Faxa mig en kopia av den minut-för-minut-uppdelningen och låt oss chatta.

Jag har arbetat med hundratals verkställande direktörer från hela världen, och du vet vad de alla har gemensamt när de slutför den här övningen? På sina mest trafikerade dagar på kontoret spenderar de så mycket som 50 procent av dagen på e-post!

Jag blev chockad när jag först märkte detta mönster. Vi pratar om mycket skickliga, välutbildade ledare som tillbringar större delen av sin tid via e-post ( en låg nivå skicklighet ) på de dagar då deras unika förmågor behövs mest.

Prata om ineffektivt.

Även om det är en överraskande trend, trodde jag inte riktigt att det var en epidemi förrän jag läste en ny undersökning publicerad av Reuters som sa att den genomsnittliga arbetaren tillbringar så mycket som 6, 3 timmar per dag på e-post .

Detta är ett allvarligt problem.

Alltför många människor arbetar längre och längre timmar, kritar det upp till " Vad som krävs för att lyckas", och inser inte att de spenderar så mycket som 6, 3 timmar per dag på en uppgift som inte borde ta mer än en timme.

Det är minst 25 timmar i veckan som du kan ha tillbaka i ditt liv ( att spendera med familjen, bedriva en hobby, vad som helst ) om du bara kunde få dina e-vanor.

Den goda nyheten är att du kan.

Här är sju enkla tidsbesparande hacks som du kan använda just nu för att minska din e-posttid till hälften vid denna tid imorgon:

Tidsbesparande hack nr 1: Inga fler långa e-postkedjor.

När din e-postkedja når mer än fem svar fram och tillbaka är det dags att plocka upp telefonen.

Visst, det kan vara lättare att skriva ett snabbt svar, men det du glömmer att redogöra för är den tid som slösas och väntar på att den andra parten ska svara. Väntar på ett svar utlöser en process i våra hjärnor som kallas en öppen slinga . Vi vill veta svaret på vår förfrågan så att vi kan stänga slingan .

Men eftersom svaret tar så lång tid så letar vi upp någon annanstans. Facebook. Twitter. Youtube. Vart som helst. Våra hjärnor begär slutet; Internet låtsas ge det.

Tjugo minuter senare och vi väntar fortfarande, ingenting har åstadkommits.

Välj istället telefonen, ta en snabb chatt, stäng slingan och gå vidare.

Tidsbesparande hack nr 2: E-post under långsamma timmar.

Här är tricket: Skicka inte e-post när du vet att människor kommer att skicka dig direkt tillbaka. Skicka istället ditt e-postmeddelande under en tid som du vet att du inte kommer att bli frestad att vänta på ett svar.

Om du behöver ett omedelbart svar, se ovanstående tidsbesparande hack.

Tidsbesparande hack nr 3: Faktiskt e-post när du "e-post."

Det är inte så att e-postmeddelandet är ineffektivt. det är vår ineffektiva och slösande användning av den. När du är i din e-post, skicka e-post.

Titta inte på YouTube-videor i en separat webbläsare när du skriver ett e-postsvar. Chatta inte på Skype när du skickar en fil. E-post.

Gå in, gör vad du behöver göra, gå ut och gå vidare.

Tidsbesparande hack nr 4: Använd konserverade svar.

Om du skickar samma e-postmeddelande mer än en gång i en vecka, bör du använda förskrivna konserverade svar.

Är du inte säker på att konserverade svar fungerar i din situation? Prova det i 30 dagar. Du blir förvånad över resultaten.

Tidsbesparande hack nr 5: 2-minutersregeln.

Tid själv i tre dagar att skriva e-post. Du blir förvånad över två saker:

1. Två minuter är faktiskt en lång tid.
2. Du skriver alldeles för många e-postmeddelanden längre än två minuter.

Vad gör du om din e-post tar längre tid än två minuter? Du gissade det. Plocka upp den telefonen.

Tidsbesparande hack nr 6: Använd autosvar-e-postmeddelanden för att berätta för människor att du är upptagen.

För de flesta är den största distraktionen med e-post inte vad du skickar utan vem fortsätter att fylla i din inkorg med förfrågningar.

Det snabbaste sättet att begränsa dessa tidtagare är att ställa in ett auto-svar-e-postmeddelande som säger något liknande:

Du kommer att upptäcka att de flesta som får ett e-postmeddelande från detta snabbt kommer att lära sig att respektera din tid, och att erbjuda dem kontaktalternativ innebär att de fortfarande får vad de vill och du får mer tidsfrihet på grund av det.

Tidsbesparande hack nr 7: Skaffa en virtuell assistent.

Alltför många människor lider av "inbox-ångest", vilket tvingar dem att kontrollera, kontrollera igen och sedan kontrollera igen för att se vilket tillstånd deras inkorg är i.

Lösningen är att anställa någon annan för att oroa sig för det så att du kan fackutdela och minska den tid du använder onödigt på att kontrollera.

Analys av e-post är en av de mest populära jobbannonserna på webbplatser som Upwork, och det finns goda skäl för det. Att anställa någon för bara några dollar per timme för att sortera, organisera och till och med schemalägga e-postmeddelanden för dig ger dig den trygghet du behöver för att vara produktiv.

Pro tip: Träna din assistent att känna igen och svara på e-postmeddelanden på låg nivå, som inte prioriteras, och frigör ännu mer av din tid.

Dessa strategier är enkla, men de fungerar. Först kanske du kämpar för att förbli konsekvent, men ge inte upp.

Bygg upp vanor. Spara tiden. Ge dig själv 25 timmar extra i veckan.