Vänta! innan du slutför den begäran om förslag ...

Köpagenten från ett mycket stort nationellt företag ringde mig för att fråga om han kunde skicka mig en begäran om förslag. Han hade besökt mitt företags webbplats och trodde att vi skulle passa bra.

”Jag är ledsen, ” svarade jag. ”Jag är inte säker på att vi har rätt för din RFP. Skulle det vara OK om jag först ställer ett par frågor? ”

Med hans samtycke följde jag upp. ”Du har haft samma partner i 15 år. Företaget du använder nu är ett bra företag och gör ett bra jobb. Varför ändra? ”Frågade jag.

Inköpsagenten svarade: ”De har varit en bra partner, men på senare tid har vi varit olyckliga och vill prova någon annan. Vi kommer att flytta en stor del av verksamheten. ”

Jag sköt tillbaka: ”Vi är ett mycket litet företag jämfört med företagen på din partnerlista. Även om jag slutförde begäran om förslag, finns det inget sätt att överväga oss. ”

Han avledde mitt argument och sade: "Vi letar efter några boutique-spelare som kommer att ge oss vad vi vill, och du uppfyller våra behov perfekt."

Jag lade fram ytterligare en invändning: ”Det finns inget sätt jag kan vinna. Vi har aldrig träffat de människor som fattar detta beslut, vi förstår inte riktigt deras behov och vårt svar på din RFP kommer inte att vara vettigt för dem. ”

Han vann mig genom att säga, ”Jag kan få dig ett möte med teamet som fattar detta beslut. Om jag gör det, skulle du slutföra begäran om förslag? ”

"Ja, " sa jag. "Det låter bra."

När du inte bör tävla …

Utan noggrann fråga följt av en analys av svaren kan du sjunka värdefull tid in i en RFP när du aldrig hade en chans att vinna verksamheten - ofta en av dessa två situationer:

• Spelet är riggat. Begäran om förslag låter som inbjudningar att utforska att göra affärer tillsammans, men de är för det mesta inte.

Vanligtvis har en av dina konkurrenter redan utvecklat en relation, redan hjälpt till att forma kundens behov och redan positionerat sig för att vinna. Vi kallar att "skriva A-kolumnen", ett erkännande av att den första kolumnen i förslagets kalkylblad - den som anger kriterierna som varje konkurrent kommer att mätas mot - har skrivits av den potentiella leverantören som klienten har en etablerad relation med.

Ofta är begäran om förslag ett sätt för företaget att få anbudsprocessen att se rättvis ut när den är allt annat än. Du tror felaktigt att du har tagit ett skott på kontraktet när det enda verkliga värdet du skapar är att tillhandahålla det nödvändiga skyddet för att processen ska verka öppen och konkurrenskraftig.

• Du är ett förhandlingschip. Vid andra tillfällen är det företag som söker din RFP missnöjd med sin nuvarande leverantör och vill använda RFP som en taktik för att driva den leverantören att fixa vad som är trasigt och sänka priserna. Du fyller i tomma ämnen med dina produkter, tjänster och priser, och det begärande företaget kommer att använda det som hävstång för koncessioner.

Så att bjuda på företag under dessa förhållanden är en så dålig satsning att många företag inte ens bryr sig om att svara på RFP.

… och hur man vet när du borde

Följ dessa fyra steg för att vara säker på att det finns en möjlighet:

1. Kontrollera att företaget gör en förändring. I den sanna historien som börjar den här artikeln drev jag tillbaka. Det finns ingen anledning att fylla i en begäran om förslag att du har noll chans att vinna. Ring personen som hanterar RFP och fråga honom eller henne varför företaget skulle förändras. Fråga vad som gör företagsledare olyckliga nog att de vill avfyra sin nuvarande leverantör. Om du hör "de bara vill se vad som finns där ute", har du lärt dig att företaget bara köper ett lägre pris från den leverantören, så du kommer förmodligen att gå vidare om inte din prissättning ger dig en fördel.

2. Be att jämföra spelplanen. Berätta för personen som hanterar RFP att du inte tror att du har en rättvis chans. Säg att du måste träffa beslutsfattarna och spendera tillräckligt med tid för att förstå deras behov. Påpeka att den sittande har fördelarna med djup kunskap och tillgång genom att ha arbetat med dem i flera år. Genom att förklara hur dessa nackdelar lider dig skapar du möjligheten att korrigera dem. Om de spelar boll, gör du det. Om de balkar, bör du avslå.

3. Begär vad du behöver. Mycket av tiden ger en RFP endast grundläggande information om vad köparen behöver för att försöka handelsvara det du säljer. När du väl har övervägt kommer du att se att du tävlar till en prispunkt som inte tillåter dig att leverera det företaget verkligen vill ha. Om du saknar den information du behöver för att utveckla rätt lösning och positionera dig själv för att vinna, insisterar du på att få den eller välja bort. Uppför dig inte som en vara om du inte vill behandlas som en.

4. Var villig att gå bort. Du vinner inte många förfrågningar om förslag. Ingen gör. För det mesta förblir företaget som söker din RFP-ingång hos sin nuvarande leverantör. När det ändras vinner den billigaste leverantören vanligtvis. Du riskerar inte nästan lika mycket som du tror genom att trycka tillbaka och försöka skapa en verklig möjlighet. Din villighet att gå bort ger dig möjlighet att ha det här samtalet.

Enligt min erfarenhet vinner företag som fyller i ansökningar om förslag faktiskt bara 15 procent av tiden - om de inte tar de fyra åtgärderna ovan . Om du är villig att både ställa de svåra frågorna och gå bort från omständigheter där det inte finns någon verklig möjlighet, ökar du din vinstprocent genom att komma in i spel där du har chans att vinna och eftersom du differentierar dig själv och ditt företag.

Hur klarade vi oss av i berättelsen som började den här artikeln? Inköpsagenten gav mig utnämningen. Jag träffade beslutskommittén och upptäckte medlemmarnas verkliga behov. Mitt team och jag vann begäran om förslag och vi har lagts till i den stora kundens partnerlista. Inget av det skulle ha hänt utan att ställa de tuffa frågorna i förväg.

Arbetsblad

Den här begäran om förslag till arbetsblad hjälper dig att komponera de frågor som leder till avgörande svar för att tävla effektivt (eller att böja ut om klienten bara däckar).

1. Bestäm om du ska spela. Varför får du begäran om förslag? Är du inför möjligheten eftersom du har utvecklat en relation med klienten? Eller är du bara kolumnfoder för RFP-kalkylbladet?

2. Placera dig själv. Vad måste du göra för att positionera dig själv för att vinna? Identifiera stegen (med tidiga steg är särskilt viktiga) du normalt tar för att vinna en möjlighet och vara redo att gå vidare. Senare använder du den här som en checklista och tar utsikterna genom varje steg.

3. Bestäm vad du behöver från klienten. Gör en lista över den information du behöver för att konkurrera effektivt. Gör en lista över de människor du vanligtvis behöver träffa för att vinna. Förbered en lista över de frågor du behöver besvara.

4. Motivera din begäran. Hur hjälper din förfrågan din klient att nå avgörande mål? Hur kan du ge dig det du ber om hjälp för att skapa mer värde för klienten?

5. Ringa samtalet. Fråga efter vad du behöver. Om begäran avslås och du inte tror att du kan göra någonting för att placera dig själv för en vinst, är det bäst att gå bort. Men om du fortfarande tror att du har en chans och vänder dig i svar, har handlingen att göra din begäran redan placerat dig annorlunda i prospektets sinne.