Kontoret var som helst

Hemmabaserade stavar skar fastigheten för fastigheter för företag. Arbetstagare har också nytta av att eliminera sina klädkoder och pendlar medan de njuter av schemaläggningsflexibilitet för att säga, se ett barns skollek, besöka tandläkaren eller … hej, vad de gör bakom stängda dörrar är deras verksamhet, eller hur? Forskning indikerar att arbetare är lyckligare med integrerade personliga och professionella liv, och en lycklig arbetsplats lockar och behåller högsta nivå personal.

Men att skapa en effektiv virtuell arbetsmiljö kräver mer än att köpa alla en bärbar dator och hoppa på veckokonferenssamtal, säger David Strom, grundande chefredaktör för tidningen Network Computing och tidigare redaktörschef för DigitalLanding.com och TomsHardware.com. "Det kräver att du anställer människor du litar på, motiverar dem och kommunicerar med dem, " säger Ström. ”Bra och prisvärd teknologi gör det enkelt … Köp aldrig teknik som kostar mycket. Det blir föråldrat snabbt. ”

Följande kan hjälpa ditt företag att bli en "virtuell" framgång.

Hårdvara

Idag behöver du bärbara eller stationära datorer endast när omfattande typ-, design- eller kraftfull programvara eller hårdvara är inblandad, säger Strom och Andy Abramson, en expert på fjärrkommunikationsteknik som bloggar på VoIP Watch. Annars är smartphones och surfplattor alternativet att välja mellan.

Anställda som måste vara kvanta i fältet - till exempel säljare som justerar rusningsorder - kräver mobiltelefoner, och prisskillnaden mellan smartphones och deras icke-IQ-motsvarigheter minskar. En Apple iPhone, en Google Android eller en Windows Phone kör cirka 100 $ per månad för serviceplaner.

Förutom att erbjuda tillgång till foton av bedårande kattungar - ahem och träningsfilmer - från webben har dessa telefoner e-post, text och GPS-funktioner; appar gör allt från skanning av visitkort till automatisering av konferenssamtal. "Det finns en app nu för allt som en affärsman kan behöva, " säger Abramson. Han är ett fan av CloudOn, en gratis app som överför hela Microsoft Office Suite från hans huvuddator till sin surfplatta.

Abramson och Strom håller med om att alla behöver en surfplatta och ett bärbart tangentbord för att undvika att ha en 5-kilos dator. Varför? Större skärmvisning än smartphones och enklare informationsinmatning under klientinteraktioner. Naturligtvis skadar det inte heller att projicera en banbrytande bild med en surfplatta!

För mindre än $ 400, iPad (1, 4 pund), iPad Mini (under 11 ounces) och Kindle Fire (14, 6 ounces) surfplattor gör det möjligt för arbetare att enkelt skapa kommunikationsverktyg, forskning och dokument. Microsoft 8 Surface (2 pund) börjar runt 900 $ men körs Windows 8 Professional- programvara och har inga begränsningar för programvara. Innan du lägger till byte-hogging-program till någon enhet måste du naturligtvis vara säker på att den har adekvat bearbetningshastighet och lagringskapacitet. FRAMGÅNG tekniksexperten Tim Gideon rekommenderar att du kontrollerar PCMag.com, TheVerge.com och CNET.com för produktguider.

kommunikationer

Från samtal till meddelanden till möte håller teknik virtuella kontor anslutna.

En del av vardagen i sci-fi-framtiden, smög videosamtal in i mainstream med lite fanfare. Skype har videokonferenser, där virtuella kollegor besöker ansikte mot ansikte (men mil från varandra), se varandras datorskrivbord och spela in sessionerna för framtida referens. Arbetare uppskattar också dess snabbmeddelanden, vilket gör att de snabbt kan kommunicera om allt från projektstöd till statusuppdateringar.

Dator-till-dator Skyping är gratis. Uppgraderingar, till exempel videochatt med en landlinje eller mobiltelefon från din dator, är $ 2, 99 till $ 13, 99 per månad.

Skypes styrkor är telefonsamtal och enkla gruppkonferenser. För tyngre lyft, överväg GoToMeeting ($ 49 / månad för upp till 25 deltagare), MeetingBurner (gratis till $ 99, 95 / månad) och WebEx (gratis till $ 89 / månad). Dessa robusta program tillåter delning av mus och tangentbord att ändra data på varandras datorer, vilket är praktiskt för demonstrationer och webbinarium. Kontrollera recensioner på CNET.com, PCMag.com och TheVerge.com för att hjälpa dig att avgöra.

Yammer är en stationär tjänst som ersätter kontoret anslagstavla. Tänk på det som ett privat socialt medienav där arbetstagare kan publicera uppdateringar om deras vistelseort ("På plats hos klienten" eller "Vid läkare fram till middag, kommer att svara efter"). Teammedlemmar använder det för att samarbeta och riva på idéer - eller helt enkelt utbyta nyheter med officemates, ungefär som ett privat Twitter- eller Facebook-utbyte.

Basic Yammer är gratis; Det är $ 8 / månad per användare för ett paket som gör att personal sömlöst kan samarbeta, kommunicera och få åtkomst till företagsinformation oavsett plats.

Det fria Google Voice- tjänsten kan ersätta företagsutgivna mobiltelefoner, säger Strom. Google Voice emitterar ett telefonnummer och samtal till det kan dirigeras till andra rader efter behov och vid lätt förändrade tider. Till exempel, om anställda roterar telefontäckning under dagen, kan ett Google Voice-nummer programmeras för att ringa på olika anställdas personliga telefoner enligt schemat. "Anställda behöver inte ge ut personliga telefonnummer och du behöver inte röra med komplicerade vidarebefordringsregler, " säger Ström. Röstbrevlåda går till en plats.

Molnlagring och samarbete

Google Docs, Dropbox, Microsoft Office 365, Box.com, Apples iCloud och SkyDrive är dokumentdelnings- och lagringsalternativ baserade i molnet, vilket betyder att data finns på fjärr, inte lokala servrar. Det viktigaste är att stora filer - kalkylblad, bilder, vad som helst - kan dras och släppas till en enda plats där kollegor, klienter eller leverantörer kan visa, redigera och / eller spara. Filer kan nås när som helst, var som helst, med vilken enhet som helst, av mottagare som har fått åtkomst. Flera personer kan visa ett dokument samtidigt. "Du kan dela enorma filer snabbt och enkelt och behöver inte oroa dig för säkerhetskopiering", säger Strom.

Google Dokument är gratis. Dropbox är gratis för de första 18 gigabyte per månad som lagring används, men massor av skickliga människor betalar gärna för eterfastigheter - $ 9, 99 till $ 49, 99 / månad till $ 499 / år (för flera användare) upp till 500 GB. Microsoft Office 365 kostar $ 6 / månad per anställd (upp till 25 personer). Box.com är gratis för grundpaket för individer; Det är $ 15 och högre per användare per månad för grupper på tre eller fler personer som använder mer än 50 GB per månad lagring. Apples iCloud är gratis för upp till 5 GB, sedan $ 20 till $ 100 per år, beroende på kapacitet. SkyDrive är gratis för upp till 7 GB och $ 10 till $ 50 per år för mer lagring.

Till att börja med kan du troligtvis komma förbi freebies, men beroende på typ eller storlek på ditt företag kanske du behöver mer lagring eller ett mer sofistikerat samarbetsverktyg. (Lesonskys trepersonsföretag använder gratis och betalade Microsoft Office 365-tjänster.)

Projektledning

Online-projekthanteringssystem är avgörande för virtuellt samarbete. I programmen ingår Clarizen ($ 24, 95 / månad per användare), Zoho Projects (gratis till $ 35 / månad per användare) och Basecamp ($ 1 till $ 5 / dag per användare). Alla tre hjälper till att schemalägga och dela, organisera och ändra dokument; de erbjuder gratis provkörningar.

För att förbli organiserad använder Natalie Harper i Alberta, Kanada-baserade Harper PR Asana (gratis för upp till 30 medlemmar, sedan $ 100 / månad till $ 800 / månad). Dess strömlinjeformade organisator för uppgiftslistan "säkerställer att jag inte släpper bollen … Jag har nyligen anställt min första anställd, som också arbetar hemifrån. Jag har lagt till henne i Asana så att vi kan samarbeta och fortsätta med nästan ett dussin projekt när som helst. ”

Bokföring

Öka redovisningseffektiviteten med ett molnbaserat system. "Nu när jag använder FreshBooks (gratis till $ 39, 95 / månad) för min tidspårning, redovisning och fakturering kan jag göra allt enkelt online, " säger Harper.

Andra molnbaserade kostnadshanteringsprogram inkluderar ExpenseCloud (gratis till $ 399 / månad), ExpenseWatch (börjar på $ 16 / månad per användare), Invoicera ($ 19, 95- $ 99, 95 / månad) och Sage One ($ 29 / månad). De två senare hjälper dig också att fakturera och spåra betalningar.

Emma Johnson och Rieva Lesonsky är SUCCESS- bidragande redaktörer. Johnson skrev "Win the SEO Game" i april och skapar "How To" -avdelningen i varje nummer. Lesonsky, VD för GrowBiz Media och SmallBizDaily.com, täckte försäljnings- och marknadsföringsverktyg i maj.