3 saker att göra för att göra detta till ditt mest effektiva år någonsin

Ari Meisel får saker och ting - och så effektivt att om du inte hade sett bilder på honom (vänligt leende, mager kroppsbyggnad) kanske du misstänker att han hade 10 händer. Han coachar individer och grupper om hur man ”underlättar allting i livet” genom ett system som han kallar ”Mindre att göra, mer leva.” Han konsulterar gröna byggprojekt. Han utvecklar fastigheter och skriver böcker. Han tweets, bloggar, talar, podcast. Och han hanterar allt detta på bara sex timmar på en genomsnittlig dag och lämnar honom mycket tid att umgås med sin fru och tre små barn, göra CrossFit-träningspass och piska upp "power måltider" som ägg runcheros och sardinsallad.

"Det är som att vara i det flödetillståndet hela tiden, det optimala prestandatillståndet, " sade Meisel, som, ovanpå allt annat, har lyckats stoppa alla symtom på sin Crohns sjukdom. ”Jag känner bara som att jag har kontroll över mitt liv, min kropp och vilken typ av utfall jag har. Och det är en riktigt bra känsla. ”Det är också en känsla som många inte skulle ha något emot att förvärva, naturligtvis - jag inkluderade. Förra månaden, som ni kanske minns, fick jag sparken för att vara mer produktiv. Men hur förvandlar jag min beslut till handling? Svaret var mer halt än jag hade hoppats, särskilt när det gällde online poesitidningen jag redigerar. Så här var jag och fick ett gratis konsult med Mr. Less Doing.

Kan han hjälpa mig - och i förlängningen du - göra 2015 till det mest effektiva året någonsin?

Jag var ganska optimistisk när det gäller svaret. När allt kommer omkring arrangerade Meisel vår intervju med ScheduleOnce.com, en tjänst som synkroniserar dina kalendrar och möten - inget långvarigt e-postutbyte behövs. Och nu pratade han med mig från sin bil i Bridgehampton, NY och delade viktiga tips:

Strömlinjeformning - "Allt vi gör är en process - betala en räkning, anställa en anställd eller göra lunch till dina barn, " sade Meisel. För att hantera en process snabbt och smidigt måste du först trimma den till det väsentliga. Till exempel betalade fakturan honom 27 steg (besök betalningswebbplats, logga in, gå till betalningssida, etc.). Han studerade sekvensen, såg uppgifter som var överflödiga eller på annat sätt meningslösa och var snart nere på 22. ”Jag optimerade min process med cirka 20 procent och gav mig själv en checklista som var väldigt lätt att följa.” Samma kunde hjälpa mig med min tidningen, sa han. Fanns det steg jag kunde kombinera eller klippa? Senare insåg jag att hanteringen av varje poesers underkastelse tog mig så många som 45 steg, inklusive att läsa den, dela den med andra redaktörer, kontrollera upprepade gånger efter feedback från dessa redaktörer, läsa om inlägget tre eller fyra gånger, våffla … Ja, jag tillåtet, kanske ett par av dessa steg skulle kunna elimineras.)

Fokus - Meisel svär av Pomodoro-tekniken (PomodoroTechnique.com), som kombinerar fokuserade brister av arbete med korta pauser. "Det är som intervallträning för din hjärna, " sade han. Den bästa längden för varje komponent är en fråga om debatt (webbplatsen för tekniken rekommenderar 25-minuters skurar och fem minuters pauser; en nyligen genomförd studie föreslår att dessa siffror stöts upp till 52 respektive 17); det viktiga, sa Meisel, är att ställa in ett larm för dina pauser och följa det. Att ha tidsgränser gör dig mer fokuserad, tror han och andra Pomodoro-förespråkare; Genom att ta pauser lägger du informationen du har arbetat med "i en del av våra hjärnor som gör det lättare att komma ihåg" och hjälper dig att ladda upp.

"Det som börjar hända är att du kommer att vilja avsluta din uppgift under den tidsperioden" tilldelat för ett fokuserat skur, sade han. ”Du kommer inte att vilja komma tillbaka till det.” Jag tänkte på hur jag på lördagar får 80 minuter att jobba på ett kafé medan min dotter går på musik. Det är ofta den mest produktiva perioden jag har hela veckan. Jag kanske bör testa tidsgränser även andra dagar.

Automatisera och delegera - Att tala med Meisel är att höra namnen på webbverktyg vid varje tur: den ständigt populära Evernote (antecknings- och arkiveringsprogramvara och tjänster); IFTTT (en tjänst som låter dig kombinera webbapplikationer i automatiserade "recept"); Wappwolf (som ansluter webbappar och tjänster till Dropbox); Feedly (en nyhetsaggregator-app). Och - överraskning! - Meisel har extra händer. Fancy Hands, för att vara exakt - en betald tjänst som låter honom lägga ut mindre jobb till ”virtuella assistenter” han troligen aldrig kommer att möta. Tack vare sådana tidsbesparare har han skrapat otaliga uppgifter från sin egen skylt.

Tricket, sade han, är att delegera allt utom de saker som "bara du kan göra eller göra bättre än alla andra." Mitt huvud simmade med jobb som jag skulle vilja överlämna till Fancy Hands. Och även om deras priser - även om de var låga - visade sig vara en sträcka för en poesitidning, hade Meisel fått mig att tänka hårdare på arbete jag kunde odla till frivilliga.

Vi sa adjö. Han var vidare till sitt nästa effektivt planerade ögonblick (en familjetur till stranden). Och jag - beväpnad med tekniker och appar och scheman för att repa i volontär korrekturläsare - var redo att Meisel mig fram till 2015. Trots att jag förmodligen skulle hoppa över sardinsallad.

Vad är egentligen flöde? om det fokuserade, mycket tillfredsställande tillståndet, plus tips om hur du hittar de optimala ögonblicken av produktivitet - och stanna där.