5 sätt att städa upp din e-rot

Roterande dina elektroniska filer med dessa enkla tips

Foto av Getty Images

Du har bestämt dig för att konvertera alla dessa pappersfiler-kvitton, avkastning, försäkringsdokument och mer in i digitala versioner. Det är ett smart drag som hjälper dig att hålla dina filer säkra från väderrelaterade katastrofer och också spara utrymme, gå grönt och behåll filer praktiska även när du inte är hemma (det är inte molnet fantastiskt!).

När du har skannat och strimlat dina gamla papper, kastade arkivskåpet och andades av lättnadens suck, kanske du tror att du är klar, eller hur? Tja, inte riktigt. Din voluminösa elektroniska filer kanske inte är så fula som osäkra högar av papper, men det betyder inte att de är kladdfria. Skapa ett ordnat skrivbord och implementera lite molnkontroll med dessa tips från Joshua Zerkel, en certifierad professionell arrangör på Evernote:

1. Organisera för din hjärna.
När du letar efter ett dokument tänker du först på vilken kategori det faller under? Eller fokuserar du på när du kanske har lämnat in den? Ditt svar kommer att berätta för dig hur du lägger samman det organisationssystem som bäst tjänar din tankeprocess. Om du är en kategorisk tänkare, skapa separata behållare för breda ämnen; Om ditt sinne rör sig kronologiskt, organisera mappar efter år.

2. Var beskrivande med dina filnamn.
Om du är för vag, riskerar du att slösa tid att öppna filer för att se exakt vad som är inuti. Du bör inkludera en sammanfattning av innehållet, plus datum och namn på säljaren, säger Zerkel. Så, istället för "Försäkring", tänka "State Farm Homeowners Försäkring Plan 2015."

3. Håll sakerna synliga.
Ett stort misstag Zerkel ser folk göra: De rullar igenom en oändlig kedja av mappar och filer för att hitta vad de letar efter. Helst behåll alla dina huvudmappar synliga så att du kan ta en titt på ett enda fönster - tänk 25 objekt eller färre.

4. Eliminera onödiga undermappar.
Att skapa mappar i mappar i mappar kan tyckas noggrant, men det döljer bara informationen du söker. Begränsa dig till bara ett par undermappslag, säger Zerkel, och eliminera allt som bara innehåller en eller två filer.

5. Gör genvägar för dig själv.
Att hålla genvägar på skrivbordet för aktiva projekt sparar tid, eftersom du enkelt kan nå dem. När du har slutfört ditt projekt, säg att du lämnar in årets avkastning eller avslutar det köket ombyggnad-du kan bara ta bort genvägen.